TOMRA Food réduit le temps de traitement des notes de frais

TOMRA Food réduit le temps de traitement des dépenses et améliore la conformité avec SAP Concur

Basée à Louvain, en Belgique, TOMRA Food conçoit et fabrique des machines de tri basées sur des capteurs et des solutions post-récolte intégrées pour l'industrie alimentaire.

Ses solutions sont installées chez des producteurs, des conditionneurs et des transformateurs de produits alimentaires dans le monde entier. 

Avec des clients ainsi que des centres d'excellence, des bureaux régionaux et des sites de production dans tous les coins du monde, les employés voyagent fréquemment, ce qui entraîne un lourd processus de gestion des voyages et des dépenses.

Une gestion des dépenses inefficace 

"Les dépenses engagées lors des voyages d'affaires étaient soumises, traitées et remboursées manuellement", explique Wim Vermeire, senior manager chez delaware.

"Avec un si grand nombre de personnes envoyant des reçus et des factures aussi bien numériques que papier, il était très difficile de rester au courant des coûts entrants.

En outre, les processus manuels étaient sources d'erreurs. Enfin et surtout, la récupération de la TVA nationale et étrangère, avec des taux et des règles fiscales différents à respecter, était compliquée. Cela entraînait d'importants retards dans le traitement des dépenses et, par conséquent, dans le paiement et la récupération de la TVA."

"En raison du manque de transparence et des capacités numériques de notre précédent système de traitement, nous avons subi un retard de plusieurs années dans certains cas.  Diverses dépenses n'étaient ni enregistrées correctement, ni réclamées en temps voulu, ce qui nous rendait vulnérables en matière de conformité et de remboursement de la TVA ", admet Danielle Gidley, responsable des finances pour la Belgique et les Pays-Bas chez TOMRA Food.

Des reçus scannés et soumis via un smartphone

Convaincus que les processus de gestion des frais de déplacement devaient être entièrement revus, Danielle et son équipe se sont mis à la recherche d'un nouvel outil. SAP et TaxBack International, l'un des principaux fournisseurs de solutions de conformité, de récupération et de paiement de la TVA, ont suggéré d'utiliser SAP Concur et son application mobile pour rationaliser l'ensemble du processus de gestion des frais.

" Pour rembourser les employés et récupérer rapidement la TVA, il faut que les notes de frais des employés soient correctement remplies et soumises rapidement, et que l'on puisse faire correspondre rapidement les reçus aux frais. C'était l'une des principales difficultés rencontrées par TOMRA Food", poursuit Wim. " SAP Concur dispose d'une application mobile facile à utiliser qui permet aux voyageurs de prendre une photo de leur reçu avec leur smartphone. Le système reconnaît automatiquement les informations pertinentes, comme le montant et la date, et la dépense est directement intégrée à la note de frais. Cette solution était exactement ce dont TOMRA Food avait besoin."

Une partenariat de longue date

delaware a fait appel à la société SAP pour mettre en place SAP Concur. Wim explique pourquoi : "En plus d'être un partenaire SAP de confiance, nos collègues de chez delaware travaillent en étroite collaboration avec TOMRA Food depuis un certain temps déjà. 

TOMRA a toujours été satisfait des solutions, de l'expertise et des services que nous proposons. Ils étaient donc enthousiastes à l'idée de s'associer à notre équipe chargée du projet SAP Concur."

SAP et delaware ont donné le coup d'envoi du projet début 2020, juste avant que la crise Covid-19 ne frappe. "Bien que la pandémie ait paralysé les voyages d'affaires, TOMRA Food n'a jamais hésité et a poursuivi le projet afin de s'assurer qu'ils étaient prêts au moment où les voyages d'affaires reprendraient", se souvient Wim. delaware a réuni une équipe interne pour déterminer le champ d'application, mettre en œuvre l'outil et assurer la formation à distance.

Nos collaborateurs n'ont plus besoin d'enregistrer toutes leurs dépenses dans des feuilles de calcul. Ils n'ont qu'à prendre une photo de leur reçu lors de leurs déplacements.

Danielle Gidley, directrice financière pour la Belgique et les Pays-Bas, TOMRA Food.

La politique de frais de voyage comme point de départ 

Après six mois, SAP Concur était opérationnel en Belgique et l'équipe de projet a entre-temps déployé l'outil aux Pays-Bas. Selon Wim, la solide préparation de TOMRA a été l'une des clés du bon déroulement de la mise en œuvre : "Plus que l'implémentation d'un outil, ce projet vise à définir une politique de frais de déplacement : définir un coût acceptable, quels frais peuvent être remboursés, comment ils doivent être facturés, etc. TOMRA Food avait fait un excellent travail à cet égard, ce qui nous a facilité la configuration de SAP Concur.

De nettes améliorations dans tous les domaines

SAP Concur a facilité la vie de l'équipe financière de TOMRA, tandis que les voyageurs sont satisfaits de la rapidité des remboursements et de la réduction des formalités administratives, explique Danielle : " Nos collaborateurs n'ont plus besoin de garder trace de toutes leurs dépenses dans des feuilles de calcul. Il leur suffit de prendre une photo de leur reçu sur le pouce et de remplir quelques informations supplémentaires, le tout sur leur smartphone. 

SAP Concur s'appuie ensuite sur l'apprentissage automatique pour reconnaître automatiquement les éléments de coût, relier les transactions par carte de crédit entrantes et affecter les dépenses à des catégories prédéfinies, après quoi les notes de frais traitées sont envoyées aux responsables concernés pour approbation."

 "De plus, les dépenses peuvent désormais être soumises et approuvées de n'importe où dans le monde. Auparavant, cela devait être fait au bureau, ce qui était une autre raison de l'important retard accumulé. Grâce à ce nouveau flux de travail fluide, les employés sont remboursés beaucoup plus rapidement. Dans l'ensemble, le processus combiné aux outils de reporting adaptables, crée un meilleur aperçu des dépenses - ce qui nous aide à garder les coûts sous contrôle."

Respecter la réglementation en matière de TVA en toute simplicité

Enfin, et surtout, SAP Concur facilite grandement la mise en conformité. " Avant Concur, nous avons demandé à TaxBack d'effectuer un audit manuel de la TVA sur les anciennes dépenses, et notre taux de conformité n'était que de 10 %. Dès les premiers mois d'utilisation de Concur, ce taux a grimpé à 40 % ", explique Danielle. "Il est désormais beaucoup plus simple de récupérer la TVA sur les achats. 

Grâce aux règles de TVA et d'audit que nous avons mises en place, le logiciel identifie automatiquement les dépenses éligibles à la TVA, valide les reçus et demande automatiquement le remboursement de la TVA. Les révisions ou modifications manuelles ne sont nécessaires que dans le cas d'exceptions. En outre, Taxback a un accès direct à Concur, ce qui allège le processus administratif et nous fait gagner du temps et de l'argent. Et comme les modifications des règles internationales en matière de TVA sont désormais automatiquement disponibles dans SAP Concur Expense par le biais d'une mise à jour de TaxBack, nous n'avons plus besoin d'en assurer le suivi nous-mêmes.

En bref, SAP Concur représente une avancée majeure pour notre entreprise et nous sommes impatients de collaborer à nouveau avec delaware pour d'autres déploiements dans d'autres entités TOMRA ".

Avant Concur, notre taux de conformité à la TVA n'était que de 10 %. Dès les premiers mois d'utilisation de Concur, ce taux a grimpé à 40 %.

Danielle Gidley, directrice financière pour la Belgique et les Pays-Bas, TOMRA Food

La touche delaware

delaware est désormais un revendeur officiel de SAP Concur en Belgique et met actuellement en œuvre SAP Concur pour plusieurs clients. "Nos experts connaissent bien les processus financiers, qu'ils associent à une expertise plus technique de SAP et de SAP Concur. Ils sont donc bien placés pour aider les entreprises de toutes tailles à remanier leurs processus de gestion des voyages et des frais de déplacement, afin de réduire les délais et les coûts tout en simplifiant la conformité ", conclut Wim

Et vous, êtes vous prêt à troquer vos procédures de remboursement manuelles contre une automatisation intelligente ?