INEOS encourage la collaboration numérique avec ShareBox

En tant que fédération d'unités commerciales, le groupe INEOS fonctionne de manière unique. "Chaque unité est véritablement indépendante", affirme Fabrizio Mio, responsable des technologies de l'information au sein de l'unité commerciale O&P North d'INEOS. "Bien que chaque entreprise prenne ses propres décisions stratégiques et informatiques, nous avons réalisé que la collaboration pouvait être considérablement améliorée par l'introduction de nouveaux outils numériques."

Exploiter pleinement les capacités d'Office 365

Pour lancer le voyage d'INEOS vers le lieu de travail numérique, Fabrizio et son équipe ont défini plusieurs caractéristiques essentielles. "Les informations sur le réseau INEOS, par exemple, devaient être accessibles à tous", poursuit-il. "Ensuite, le système de messagerie électronique devait également être partagé à l'échelle du groupe, ce qui impliquait de surmonter certains obstacles informatiques spécifiques."

En 2015, l'équipe informatique d'INEOS O&P North a réévalué le système de messagerie Lotus Notes existant, choisissant de passer complètement à Office 365. "Mais ce choix n'était que la première étape d'une série de décisions allant vers l'exploitation complète de la suite Office 365, et nous avons donc identifié toute une série d'opportunités pour une mise en œuvre future."

L'équipe de Fabrizio a rencontré delaware afin d'identifier la meilleure approche pour INEOS. Fabrizio : "Nous avons une longue collaboration avec delaware qui a commencé au début des années 2000. delaware a une compréhension profonde de notre activité ainsi que des exigences uniques de nos clients."

Serge Desaranno, manager et consultant en stratégie de Digital Workplace chez delaware, a présenté à l'équipe de Fabrizio les caractéristiques et les avantages du Digital Workplace, ainsi que les avantages combinés d'Office 365 et de ShareBox.

Un mariage fait dans la collaboration : Office 365 + delaware ShareBox

Office 365 a été introduit au sein du groupe INEOS en 2016, et ShareBox a été introduit en octobre 2018 après une phase de mise en œuvre de 5 mois. Alors que des fonctionnalités spécifiques de la suite Office 365 sont disponibles à l'échelle mondiale chez INEOS, ShareBox héberge actuellement environ 800 espaces de travail collaboratif et s'adressera à terme à un groupe cible de 20 000 utilisateurs.

"delaware a développé ShareBox en interne en tant que cadre de collaboration global idéal pour Office 365", explique Serge. "ShareBox offre des capacités clés qui vont au-delà de ce qui est offert par le logiciel standard disponible, comme les fonctionnalités de gouvernance automatisées et le libre-service pour les utilisateurs. Par exemple, les utilisateurs ont le pouvoir de demander des espaces de collaboration, et le système lance automatiquement le processus d'approbation et invite les utilisateurs à archiver les espaces inactifs."

"Grâce à ces fonctionnalités, le service informatique dispose de plus de temps pour se concentrer sur des activités à valeur ajoutée", poursuit Serge. "Les utilisateurs ont immédiatement accès à leurs espaces de collaboration, l'entreprise est habilitée et responsable de l'approbation de la création, et les archives de données peuvent être conservées de manière efficace et transparente."

La gestion du changement et l'assistance aux utilisateurs ouvrent la voie

Cependant, la mise en œuvre technique n'est que le tout début de l'évolution vers le lieu de travail numérique.

"Ce n'est pas parce que nous avons franchi la première étape que nos utilisateurs se sentent complètement à l'aise avec la solution", affirme Fabrizio. "L'assistance aux utilisateurs est absolument essentielle pour nous permettre d'accéder à la pleine valeur de l'outil. Pour mieux connaître les niveaux de maturité des utilisateurs et leur perception de la solution, j'organise personnellement des sessions de formation et je m'entretiens avec les utilisateurs en face à face. 

"Par exemple, j'ai récemment expliqué le fonctionnement du cockpit à un utilisateur spécifique, en mettant l'accent sur la façon dont il stimule l'efficacité. Toutes les fonctionnalités dont un utilisateur a besoin se trouvent sur un seul écran personnalisé - tâches, approbations, applications, etc. Pouvez-vous imaginer à quel point cette nouvelle façon de travailler est fondamentalement stimulante ? Les utilisateurs apprécient, mais nous devons répéter ces exercices dans le cadre d'un effort structuré de gestion du changement".

Les résultats parlent d'eux-mêmes

Après quelques mois, Fabrizio et son équipe constatent déjà des avantages tangibles au sein de leur unité opérationnelle. "Bien que nous n'ayons pas encore réalisé d'enquête, nous remarquons que l'équipe informatique reçoit beaucoup moins de tickets et de demandes", commente-t-il. "Les utilisateurs ont beaucoup de pouvoir, ils sont moins dépendants de l'équipe informatique et le niveau de maturité plus élevé après la formation est vraiment évident.

De plus, les capacités de gouvernance de ShareBox offrent des avantages uniques tant pour l'environnement informatique que pour les utilisateurs. Fabrizio : "L'environnement est maintenu à jour de manière rationalisée et automatique. Les mécanismes et les outils offerts par ShareBox ont rendu nos utilisateurs beaucoup plus disciplinés lorsqu'ils créent et maintiennent des espaces de collaboration.

À l'avenir, l'équipe informatique d'INEOS O&P North prévoit déjà de débloquer les capacités ciblées d'Office 365, ainsi que de passer à ShareBox 2.0. "Le lieu de travail numérique est un pilier stratégique de notre architecture de système, et nous prévoyons que le déploiement sera un projet de deux ans", conclut Fabrizio.

Serge : "Il est important de comprendre qu'il ne s'agit pas d'un projet informatique, mais d'un projet organisationnel. Tout le monde dans l'entreprise doit être conscient que les technologies Microsoft et ShareBox ne sont que les pièces d'un grand puzzle qui est complété par la gouvernance, la formation, la gestion du changement et la communication. Si vous voulez vraiment réussir à collaborer, vous devez vous concentrer sur chacun de ces aspects.