Les raisons de passer au Cloud varient d’une entreprise à l’autre. Pour La Croix Rouge Flandre, le déclic s’est produit en 2016, quand l’organisation caritative a appris que sa solution informatique personnalisée, en place depuis des années et entretenue par un fournisseur unique, ne serait bientôt plus supportée.
« Cela faisait des années que nous utilisions la même solution, qui était mise à jour de manière ponctuelle », explique Karolien Geudens, directrice financière à la Croix Rouge Flandre. « Quand nous avons appris que celle-ci allait être abandonnée, nous avons pensé que c’était l’occasion idéale pour réduire nos coûts de maintenance en passant à un système basé sur des fournisseurs multiples ».
Du point de vue informatique, la Croix Rouge Flandre s’inquiétait avant tout de la fiabilité du nouveau système et souhaitait limiter les interruptions de service à maximum 1%. L’équipe informatique voyait par ailleurs avec méfiance la transition vers le Cloud, car elle n’aurait alors plus le même niveau de contrôle que sur un système On-Premise.
Durant l’été 2016, la Croix Rouge Flandre a invité diverses entreprises de conseil informatique à faire offre, et en novembre elle a décidé d’accorder sa confiance à delaware. « delaware s’est démarqué en proposant la réponse la plus claire et la plus complète à notre appel d’offre. En réunion, ce sont leurs consultants qui ont montré le plus de familiarité avec nos besoins », continue Karolien.
L’organisation caritative a choisi une solution Microsoft car celle-ci présentait un environnement familier. Karolien : « Notre choix s’est d’abord porté sur une implémentation sur site de Microsoft Dynamics AX, mais quand nous avons réalisé que nous devrions de toute manière migrer vers le Cloud d’ici 3 à 5 ans, nous avons finalement opté pour Dynamics 365 ».
Malgré un retard de deux mois du côté de chez Microsoft, la Croix Rouge Flandre a travaillé étroitement avec delaware afin d’assurer la mise en service planifiée pour janvier 2018. « Dans l’ensemble, l’intégration s’est passée sans difficulté. Les utilisateurs clés du système savent que nous avons migré vers le Cloud, mais nombre d’utilisateurs n’ont même pas encore conscience que ce grand changement a eu lieu », explique Karolien.
L’organisation a tiré plusieurs leçons du projet. « Quand une entreprise acquiert un produit informatique complexe, il est difficile d’imaginer à quoi ressemblera le résultat final », explique Karolien. « Par exemple, nous savions que nous devions personnaliser le produit, et nous avions une vision des processus qu’il nous fallait mettre en place. Mais durant l’implémentation, nous avons dû décider si nous préférions nous en tenir à nos propres processus ou nous adapter aux standards du package. Il était important pour nous d’être informés des solutions standards et des caractéristiques du produit. Les consultants de delaware nous ont encouragés à modifier nos propres processus pour nous aligner sur le standard, plutôt que l’inverse. »
La Croix Rouge Flandre s’appuie désormais sur des flux de travail digitaux et sur un système accessible de partout, qui permet aux employés de faire du télétravail sans difficulté et de réduire leurs déplacements. « La solution n’est en place que depuis deux mois : c’est donc toujours un work in progress. En 2018-2019, nous nous concentrerons sur l’incorporation de notre système CRM Microsoft Dynamics dans la solution. Nous tentons également de déterminer si, au-delà des finances et de la logistique, nous pourrions déplacer d’autres segments de l’organisation vers le Cloud, tels que les ressources humaines. »
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