Approvisionnement numérique : optimiser le processus d’achat

Regarder au-delà 

« Même si vous êtes l’acheteur le plus conscient des coûts et le plus efficace de votre entreprise, votre succès global dépend toujours fortement de vos fournisseurs », explique Bart. « Il ne suffit pas d’améliorer les processus internes : il faut aussi les intégrer aux processus de vos fournisseurs. Ainsi, pour optimiser le processus d’achat, nous devons regarder au-delà des frontières de votre entreprise », explique Bart.

Mise en place du « réseau fournisseurs-acheteurs »

Il illustre cela en donnant un exemple : « De nombreuses entreprises traitent déjà leurs factures à l’aide d’outils comme SAP VIM ou EDI. Cependant, tant que les deux entreprises utilisent des systèmes différents, les commandes clients et les factures doivent encore être introduites manuellement. L’objectif de l’approvisionnement numérique est donc d’intégrer les deux systèmes et de construire un grand "réseau fournisseurs-acheteurs". » 

« Dans un monde idéal, les fournisseurs et les acheteurs se connecteront à un seul standard ou datahub sur lequel chacun pourra saisir des données à sa manière », précise Christophe. « L’essentiel est que le hub fournisse toujours le bon résultat. Cette source de données offrirait des possibilités pratiquement illimitées en termes d’aperçu des tendances historiques et d’analyse prédictive. Par exemple, il deviendrait beaucoup plus facile de prévoir quand un fournisseur ne pourra pas honorer une certaine commande. Une autre possibilité est de rechercher d’autres fournisseurs au cas où la livraison ne pourrait pas être faite à temps. »

SAP Ariba : la plus grande place de marché B2B au monde

La solution d’approvisionnement numérique qui se rapproche le plus de cet idéal est sans aucun doute SAP Ariba. La place de marché numérique B2B compte actuellement 2,5 millions d’utilisateurs, ce qui en fait le plus grand réseau fournisseurs-acheteurs au monde. Ensemble, ils échangent plus de 250 millions de documents par an.

Christophe explique : « SAP Ariba permet aux utilisateurs de collaborer de manière plus efficace et plus sûre, à tout moment et en tout lieu. Il permet également aux acheteurs de s’approvisionner de manière plus stratégique en comparant différents fournisseurs, ce qui vous assure d’obtenir les offres les plus compétitives. Et c’est un excellent moyen d’optimiser votre chaîne logistique en connectant toutes les données sur les personnes, les partenaires et les processus. »

Achats en libre-service

Alors que le « réseau fournisseurs-acheteurs » vise principalement l’approvisionnement direct, l’approvisionnement indirect (la commande de fournitures de bureau, par exemple) présente ses propres défis. Bart souligne : « Dans notre vie personnelle, nous sommes habitués à commander des choses auprès de services qui sont incroyablement conviviaux tels qu’Amazon, Zalando, Deliveroo, etc. Puis nous allons au bureau et nous sommes confrontés à des interfaces encombrantes et à un processus qui nous semble incroyablement dépassé. Ce fossé devient de moins en moins justifiable. » 

Pourquoi le secteur de l’approvisionnement demeure-t-il si loin derrière en termes de convivialité ? Christophe répond : « La raison principale, d’un point de vue commercial, est qu’il y a une valeur plus immédiate et plus évidente à optimiser le processus de vente. Cela se reflète même dans la façon dont les environnements de vente et d’achat diffèrent dans la plupart des ERP connus : la différence est frappante. »

Moins d’achats, plus de valeur

Christophe et Bart soutiennent qu’il est très utile de rendre le processus d’approvisionnement plus semblable à la commande d’articles sur Amazon. « Non seulement le processus d’achat serait beaucoup plus rapide, mais la saisie correcte des données permettrait de nombreuses possibilités d’optimisation », explique Christophe. « Par exemple, ne montrer aux utilisateurs que les articles qu’ils sont autorisés à acheter ou qui correspondent au budget, garder une trace de l’historique des achats et faire des recommandations temporelles... Les possibilités sont nombreuses. » 

Comme pour d’autres efforts « autonomes », l’objectif est de réduire considérablement le temps que les employés consacrent aux tâches répétitives, ce qui leur permet de se consacrer à des activités plus utiles. Pour les acheteurs, cela signifie plus de temps pour établir des partenariats solides avec les fournisseurs afin d’explorer le marché et de négocier de meilleures offres, etc.

Comment démarrer ?

Maintenant que les avantages de l’approvisionnement numérique sont clairement établis, la question demeure : comment démarrer ? Bart : « La première étape consiste à savoir vraiment ce que vous voulez. Vous voulez que les responsables perdent moins de temps à approuver des achats insignifiants ? Vous voulez que vos acheteurs passent plus de temps à négocier de bonnes affaires et à entretenir de bonnes relations avec les fournisseurs ? Notez tout : ensemble, nous dresserons le tableau de votre processus d’achat idéal dans diverses situations. » 

Il poursuit : « L’un des défis les plus importants est de trouver un partenaire ayant l’expérience et les connaissances techniques pour vous conseiller sur les technologies qui peuvent vous aider à atteindre ces objectifs. C’est notre spécialité : nous vous aiderons à combler le fossé entre le rêve et la réalité grâce à une approche par étapes. »