ARaymond en route pour une facturation évolutive via SAP VIM

Réduire les tâches manuelles

« Nous avions auparavant une solution d'archivage, mais chaque facture papier devait être enregistrée manuellement », affirme Xavier Lapray, chef d'équipe informatique SAP Finance chez ARaymond. « Notre ambition était de devenir un bureau sans papier. C'est pourquoi nous avons choisi d'implémenter le module SAP Vendor Invoice Management d' OpenText.» 

Bien qu'ARaymond dispose de son propre service informatique responsable de la gestion quotidienne de son environnement SAP, elle a fait appel à l'expertise SAP approfondie de delaware pour transformer tous les aspects de sa facturation, de ses achats et de ses données de base.

Les machines font le travail – les humains ajoutent de la valeur

SAP VIM orchestre et automatise les processus de facturation. 

« VIM peut collecter des données de facture à partir de diverses sources, y compris le papier. Il scanne les factures papier et extrait les données qu'elles contiennent grâce à la reconnaissance optique des caractères », explique Hannes Dooms, responsable de la solution FAST-Invoice chez delaware. 

« Comme vous pouvez l’imaginer, cela libère les comptables hautement qualifiés d’un travail manuel fastidieux et sujet aux erreurs. »

Une fois les données automatiquement extraites, la facture peut être enregistrée immédiatement dans SAP sans intervention humaine, sauf en cas d'écart. 

« Le module comprend également une solution de workflow pour les employés des équipes de données de base achats/fournisseurs, leur permettant de résoudre rapidement tout problème ou de suivre les écarts », poursuit Hannes.

« Notre équipe peut traiter un nombre croissant de documents sans que leur charge de travail n'augmente », ajoute Ralf Heuberger, responsable des achats et utilisateur expérimenté de VIM chez ARaymond. 

Ce ne sont pas seulement les processus comptables que VIM améliore chez ARaymond. 

Ruben De Schrijver, chef de projet chez delaware : « Leurs relations avec les fournisseurs sont également plus étroites et plus riches. Les demandes de statut peuvent être traitées immédiatement, les factures sont traitées plus rapidement et l'approbation sera automatisée et entièrement numérique via un portail Web et une application Fiori intuitive.» 

Relever les défis en tant que collaborateurs

delaware a développé un modèle unique pour FAST-Invoice, qui permet une mise en œuvre rapide, des économies budgétaires et une configuration facile pour de nombreux types d'entreprises. 

« Mais comme ARaymond souhaite vivement améliorer chaque processus au maximum, nous avons eu de nombreuses discussions sur la manière d'améliorer encore notre solution standard» , explique Ruben.

Depuis le déploiement initial en Allemagne, de nombreuses améliorations ont été introduites pour résoudre des défis uniques dans de nombreux domaines différents. 

« Nous avons commencé à mettre en œuvre la solution il y a des années, avec de nouvelles fonctionnalités et de nouveaux déploiements ajoutés régulièrement. Pour ne donner qu'un seul exemple, leur équipe était confrontée à des problèmes de documentation d'importation lors de l'importation de marchandises en provenance de pays tiers », explique Hannes.  « Ils avaient besoin d'un processus unique pour vérifier les données contenues dans ces documents d'importation et pour garantir que le fournisseur est conforme à la loi. Il a fallu une collaboration approfondie et une ouverture d’esprit pour développer cette solution, qui est actuellement en test. » 

« La collaboration est vraiment une caractéristique de la relation delaware-ARaymond », ajoute Ruben. « Nous effectuons le travail technique, mais nous réfléchissons ensemble pour développer des solutions complètes qui répondent aux besoins de l'entreprise. »

« Les consultants de delaware possèdent de très solides compétences », reconnaît Ralf. « L'équipe est vraiment extraordinaire : parce que les experts delaware consultent et développent à la fois, ils sont présents des deux côtés du projet, ce qui accélère la communication et accélère les délais de mise en œuvre. »

Moins de chaos, amélioration continue à tous les niveaux

Le résultat ? « Le principal avantage est que le processus est devenu beaucoup moins chaotique. Le système comprend différents contrôles automatiques, permettant aux équipes d'identifier les problèmes non seulement au niveau des factures, mais aussi des achats et des marchandises reçues », poursuit Ruben.

Depuis sa mise en œuvre, VIM a permis à ARaymond de véritablement identifier les points faibles de son entreprise et de prendre des mesures pour les résoudre. 

Le suivi des factures est également devenu plus simple, plus clair et plus rapide. « Les employés ont un aperçu instantané et d'un seul coup d'œil de l'emplacement de la facture, de qui en est responsable et de son statut actuel – il n'est pas nécessaire d'appeler ou d'envoyer un e-mail à qui que ce soit. Grâce à VIM, ces processus sont également standard dans de nombreuses entités différentes à travers le monde.» 

Enfin, l'amélioration continue et les nouvelles fonctionnalités donnent à ARaymond et delaware la possibilité d'introduire de nouvelles méthodes de travail évolutives et de s'améliorer dans des domaines allant au-delà de la facturation. Xavier : « La solution nous aide à atteindre nos objectifs de développement durable en permettant un flux dématérialisé, des améliorations des contrôles internes et une séparation standardisée des tâches. »

« Nous déployons toujours diverses fonctionnalités de SAP VIM dans différents pays. Nous attendons tous avec impatience les possibilités que cette technologie continuera à ouvrir », conclut Ralf.

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