Optimisez vos coûts avec le modèle de licence cloud de SAP

25 février 2025

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SAP a évolué vers un modèle de licence basé sur le cloud, offrant ainsi une gestion instantanée et continue par le client. Ce changement permet une plus grande flexibilité et évolutivité, tout en optimisant la gestion des autorisations et des coûts de licence. Bien que la gestion des licences soit plus complexe, cela ouvre des opportunités pour maîtriser les coûts et assurer la conformité. Cet article explique les avantages de cette approche et recommande de faire appel à des experts pour faciliter une transition réussie.

Quoi de neuf dans les licences SAP ?

Le modèle de licence formalisé de SAP pour SAP Cloud est différent du modèle classique « Named User » auquel de nombreuses organisations sont habituées. Auparavant, les licences étaient liées au nombre d'utilisateurs du système. Différents types d'utilisateurs dictaient les coûts. Dans ce modèle, les licences sont basées sur des « Full Usage Equivalents » (FUE). Les FUE reflètent les accès et autorisations réels au sein du système. Désormais, les entreprises sont facturées pour les autorisations des utilisateurs, même si ces autorisations ne sont pas activement utilisées.

Le logiciel en tant que service (SaaS) permet aux utilisateurs de configurer et d’adapter les licences à leurs besoins. C’est un peu comme passer d’un compte Netflix unique avec une faible résolution à un compte partagé avec une haute définition. Le modèle Cloud, tout comme le bon vieux SAP on-premise, permet aux entreprises de personnaliser l’accès SAP en fonction des rôles et des autorisations. Une bonne gestion peut permettre de réaliser des économies. Mais les erreurs sont nombreuses.

Pourquoi SAP a changé son modèle de licence

Voici les principales raisons pour lesquelles SAP a modifié son système de licences :

Passer au Cloud : Ce changement s'inscrit dans le cadre de l'initiative « RISE with SAP ». Elle regroupe différents services SAP dans un seul package qui facilite l'adoption de la technologie cloud par les entreprises. 
Nouvelles lois sur la confidentialité des données : De nouvelles lois, comme la directive NIS2 de l'UE, exigent des contrôles plus stricts sur l'accès aux données. Vous devez désormais définir et limiter les rôles des utilisateurs. Et plus important encore, vous devez vous assurer que seul le personnel autorisé peut accéder aux informations sensibles.
Augmentation des risques internes : Un grand pouvoir implique de grandes responsabilités. À mesure que de plus en plus de données et de processus deviennent numériques, les risques liés à un accès illimité augmentent. C'est pourquoi vous souhaitez un contrôle d'accès plus strict pour les données sensibles de votre entreprise. Cependant, avec le passage aux systèmes basés sur le cloud, le suivi des autorisations peut être complexe. Les limites sont désormais plus essentielles que jamais.

Complexe et potentiellement coûteux

L’un des défis de ce modèle est que même un accès minimal à un niveau d’autorisation plus coûteux peut entraîner le paiement d’une licence avancée. Par exemple, si un utilisateur dispose à la fois des autorisations « Self-Service » et « Advanced », le système utilise la licence « Advanced » la plus élevée et la plus coûteuse pour calculer les coûts. Même un petit changement peut faire pencher la balance et avoir un impact significatif, car il peut finalement affecter un grand nombre d’utilisateurs. Les entreprises doivent donc surveiller attentivement les autorisations de chaque utilisateur et attribuer uniquement les autorisations nécessaires, tout en établissant un processus clair pour la maintenance et la mise à jour de ces autorisations.

Le modèle divise les utilisateurs en quatre catégories principales pour l'environnement de production et une pour l'environnement de développement :

Utilisateurs en libre-service : Utilisateurs de base avec un accès limité aux fonctions principales. Ils ont besoin de la licence la moins chère
Utilisateurs principaux : Les utilisateurs ont accès à davantage de fonctionnalités et de processus de base. Ils coûtent plus cher que les utilisateurs en libre-service, soit 1/5 FUE.
Utilisateurs avancés : Ils offrent un accès étendu. Ils couvrent la plupart des fonctionnalités SAP et coûtent 1 FUE.
Utilisateurs développeurs : Ils ont un accès développeur aux programmes. Ceux-ci coûtent 2 (!) FUE.

Bon à savoir : ces règles de licence s'appliquent à tous les clients du système, pas seulement au client productif principal (à des fins de production) ou au client de personnalisation (à des fins de développement).

Sans surveillance étroite, les entreprises risquent d'attribuer des droits d'accès de manière excessive. Leurs rôles complexes et superposés rendent souvent difficile l'adéquation des autorisations aux besoins réels.

Risques de mauvaise gestion

Autorisations obsolètes

Si les employés changent souvent de service ou de fonction, les autorisations ne sont pas toujours mises à jour. C'est l'une des principales causes d'une gestion incohérente des utilisateurs et des autorisations. En l'absence de processus de Joiners/Leavers, cela peut rapidement entraîner une augmentation rapide des dépenses de licence.

Violations de conformité

Sans une structure claire, vous risquez de ne pas respecter les règles de conformité, en particulier dans les secteurs fortement réglementés. Cela pourrait exposer votre entreprise à des amendes ou à d’autres conséquences juridiques.

Risques de sécurité accrus

Un accès illimité augmente le risque de violation de données et de fraude. Les utilisateurs non autorisés ayant accès à des informations sensibles constituent un risque. Cela est particulièrement vrai lorsque les autorisations ne sont pas surveillées activement.

Le rôle de l’orientation experte

Si vous êtes habitué à des modèles de licences statiques plus simples, le modèle dynamique formalisé de SAP peut être écrasant. Ce dont vous avez besoin, c'est d'une stratégie d'autorisation efficace. C'est là que l'expertise spécialisée est inestimable.

delaware possède une expertise en matière de licences SAP et peut vous offrir un soutien personnalisé. Tout au long du processus, nous pouvons vous aider avec :

Évaluation initiale : les experts peuvent vérifier les autorisations, analyser les rôles des utilisateurs et définir une base de référence pour les besoins de votre organisation. En comprenant les rôles de votre entreprise et leurs besoins d'accès, vous pouvez mieux attribuer les licences et éviter les coûts élevés.
Conception de la stratégie d'autorisation : un élément clé de l'optimisation des licences SAP consiste à concevoir une stratégie d'autorisation. Elle doit être en phase avec les besoins réels des utilisateurs. Cela permet de garantir que seules les autorisations nécessaires sont accordées, réduisant ainsi les dépenses inutiles.
Mise en œuvre et support continu : la gestion des autorisations n'est pas une opération ponctuelle, elle nécessite une surveillance continue. delaware met en œuvre les meilleures pratiques, automatise les attributions de rôles (par exemple, via Microsoft Entra) et vérifie régulièrement la conformité.
Optimisation des coûts : delaware identifie les utilisateurs disposant d'autorisations excessives. Votre entreprise peut réduire ses coûts de licence SAP en ajustant ces autorisations. Cela réduira votre nombre de FUE.

Conseils pour s'adapter au modèle de licence formalisé de SAP

SAP fournit des outils et des directives pour gérer les autorisations. Mais une stratégie efficace nécessite plus que des solutions techniques. Voici quelques conseils pratiques pour les entreprises qui s'adaptent au modèle formalisé :

Demander un rapport STAR

L'examen d'autorisation de confiance S/4HANA (STAR) vous donne un aperçu des gains rapides. Il simule également le nombre de FUE dont vous auriez besoin en production si vous les implémentiez.

Utilisez les outils de reporting de SAP

SAP dispose de rapports intégrés tels que USMM et Object Analyzer pour vous aider à analyser vos licences actuelles et à les ajuster. Ces outils peuvent mettre en évidence les écarts entre les autorisations attribuées et les besoins réels.

Vérifiez régulièrement les autorisations

Vérifiez régulièrement les autorisations, surtout après les changements de rôle, pour éviter des coûts de licence supplémentaires. De cette façon, vous évitez de payer des FUE inutiles.

Obtenez l'aide d'un expert dès aujourd'hui

Pour s'y retrouver dans le modèle de licences SAP, il faut plus que des connaissances techniques. Il faut une approche stratégique, adaptée aux besoins spécifiques de votre entreprise. Une mauvaise gestion des licences peut rapidement entraîner une augmentation des coûts et des problèmes de conformité. Une bonne gestion évite des maux de tête aux services financiers et informatiques.

Si vous recherchez un partenaire fiable pour cette transition, delaware est là pour vous aider. Nous pouvons vous aider avec l'évaluation, la stratégie, la mise en œuvre et la maintenance. Et nous pouvons rationaliser vos autorisations SAP pour garantir la conformité et contrôler les coûts de licence.

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