L'ARP réduit l'administration des rapports financiers

15 septembre 2019

finance

Le reporting (aux parties prenantes, aux autorités, à la direction et aux autres interlocuteurs clés) est une activité importante pour chaque entreprise. Cependant, la rédaction et la distribution de ces rapports demandent beaucoup de travail. Le logiciel d'automatisation robotisée des processus (ARP) peut vous aider à faire le travail rapidement et avec précision. Ainsi, l'équipe financière peut se concentrer sur la création de valeur et le soutien à la croissance de l'entreprise.

Risques élevés, exigences complexes, rendements commerciaux limités

Lorsque le terme « reporting » est évoqué, la plupart des équipes financières serrent les dents et haussent les épaules, conscientes du fait qu’il s’agit d’un mal fastidieux mais nécessaire. Alors que les activités de reporting comme la conformité, la TVA ou Intrastat ont parfois une valeur ajoutée limitée du point de vue commercial, elles exigent beaucoup de temps et de ressources. En outre, les risques en cas d'échec ou d'erreur sont importants.

Les technologies numériques innovantes telles que l'ARP prennent en charge des tâches répétitives volumineuses et les automatisent du début à la fin, tout en maintenant la transparence et en supprimant le risque d'erreur humaine. En somme, le partenaire idéal du reporting financier.

Une mélange homme-machine harmonieux

Prenons l'exemple de la déclaration de TVA européenne : il s'agit d'une activité à haut risque et considérable qui contraint les entreprises à traiter chaque facture entrante et sortante par pays et par mois. Produire un rapport de TVA est une tâche fastidieuse, répétitive et traditionnellement manuelle : chaque mois, l’équipe chargée des finances télécharge manuellement les données du système ERP de la société et saisit les paramètres spécifiques du rapport. Ils copient et collent ensuite les données dans un fichier Excel pour analyse, traitent les résultats, génèrent un rapport et l'envoient par courrier électronique aux autorités fiscales.

L'ARP peut prendre en charge la plupart des processus : votre équipe financière détermine les paramètres (pays, société, entité légale, période), puis le robot prend le relais. Sans aucune intervention humaine, il capture les informations, traite les résultats, envoie les rapports et enregistre les données dans le système de gestion des dossiers, le tout en un clin d'œil et sans erreur.

Si elles le souhaitent, les entreprises peuvent inclure une étape de validation humaine entre la génération et l’envoi du rapport.

Toujours plus malin

Les cas d'utilisation ne sont pas limités à la déclaration de TVA ; l'ARP peut également être utilisée pour générer des rapports fonctionnels et de gestion (finances, ressources humaines, fiscalité, etc.).

Dans chaque cas, le robot peut collecter des données à partir de plusieurs systèmes existants comme votre ERP, votre entrepôt de données et d'autres applications tierces. Les données sont agrégées et rapprochées sur la base de modèles de rapport prédéfinis, avec une gestion du flux de travail permettant des contrôles de processus et des surveillances de gestion sans tracas.

Dans le cas des rapports aux autorités de réglementation, les cadres de gestion des enregistrements fournis avec les systèmes d'ARP garantissent une conformité et un contrôle infaillibles s'appuyant sur des pistes d'audit transparentes.

Les systèmes sont disponibles 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. Ainsi, les équipes financières voient le temps requis pour la création des rapports se réduire considérablement.

Focus sur les emplois à valeur ajoutée

Alors, qu'en est-il de vos collègues des finances ?

Si les robots sont capables de collecter, d’organiser et d’analyser d’énormes volumes de données en une fraction de seconde, les utilisateurs savent reconnaître les exceptions et les problèmes complexes. Ce seront eux qui proposeront des solutions créatives dans des situations dynamiques. En assignant aux robots le « travail fastidieux », vous pouvez libérer des ressources et du personnel pour vous concentrer sur ce qu’ils font le mieux. Cela conduira à des gains d'efficacité significatifs et à un dévouement accru à votre cœur de métier.

De plus en plus intelligent

À mesure que la technologie évolue, les solutions de roboaccounting ou d'ARP sont améliorées grâce aux approches d'apprentissage automatique. Les robots pourront prendre des décisions de plus en plus importantes dans des contextes complexes et apprendre des hommes les variables sur lesquelles se concentrer. À l'avenir, les systèmes d'ARP pourraient devenir vraiment intelligents.

Besoin d'aide pour identifier les meilleures applications des technologies Industry 4.0 dans votre entreprise ? Contactez-nous.