Gestion du changement dans les hôpitaux ZNA et GZA

• Client: Ziekenhuis Aan de Stroom (ZAS), issu de la fusion entre Ziekenhuis Netwerk Antwerpen (ZNA) et Gasthuishuiszusters van Antwerpen (GZA)
• Challenge: Supporter la transition vers le Dossier Patient Electronique (DPE) commun pour plus de 8.000 professionnels de la santé et 14 sites hospitaliers
• Solution: Un plan de communication et de formation bien coordonné et créatif, de la stratégie à l’exécution

Le défi : un parcours de changement intense

Le secteur des soins de santé en Belgique connaît une évolution rapide. Pour relever les défis du marché et de la société, de nombreux hôpitaux fusionnent en des ‘réseaux hospitaliers’ et se focalisent sur la numérisation et l’innovation (technologique). ZNA et GZA, deux organisations hospitalières situées dans la région d’Anvers en Belgique, n’y font pas exception. Les deux hôpitaux collaborent étroitement depuis 2020 et uniront officiellement leurs forces sous le nom ZAS d’ici 2024.

Dans la perspective de cette fusion, ZNA et GZA ont décidé d’implémenter un dossier patient électronique commun (DPE). Le DPE – également appelé dossier de santé électronique (DSE) – est une méthode de stockage numérique d’informations sur les patients, de dossiers médicaux et de notes. Il permet aux professionnels de la santé de différents sites hospitaliers et lieux d’échanger en toute sécurité des données pertinentes sur les patients, de collaborer plus efficacement et de fournir des soins de haute qualité, sûrs et axés sur la valeur aux patients.  

Un autre aspect essentiel de la gestion de la transition concerne la formation des utilisateurs finaux aux nouvelles méthodes de travail. « L’un des principaux défis auxquels nous avons été confrontés ici était les différents niveaux de numérisation entre GZA et ZNA et la nécessité de normaliser les processus. Par exemple, alors que GZA utilisait un DPE personnalisé depuis des années, le défi chez ZNA consistait principalement à passer du support papier et des diverses applications à une plateforme unique et globale. »

La solution : ensemble vers le sommet de la montagne 

Quelques chiffres

« Pour y parvenir, nous avions besoin d’un partenaire capable de collaborer avec les départements de communication de GZA et de ZNA pour développer une stratégie et un plan de communication », poursuit Ellen. « Il devrait être capable de l’exécuter de manière indépendante et créative, tout en assurant la coordination et l’alignement. ”

Après avoir envisagé plusieurs options, Ellen et son équipe ont contacté delaware. L’équipe Change de delaware a proposé d’intégrer les activités de transition et de communication dans le thème déjà existant ‘Ensemble vers le sommet de la montagne’ que les départements de communication de GZA et de ZNA avaient développé conjointement. Lors de la phase de déploiement du DPE en 2022, les informations pertinentes ont été partagées via divers canaux, notamment des bulletins d’information, des guides, des sessions d’information en personne, des notifications et même deux émissions de radio numérique. Pendant deux ans, l’équipe Change de delaware a joué un rôle crucial au sein du département communication et transition de l’équipe de projet. 

Le resultat: une implémentation du DPE dans le top 10

L’ampleur du projet était considérable. Le projet d’implémentation figure aujourd’hui dans le top 10 des plus grands projets d’implémentation de DPE en Europe. Au total, 2,6 millions de dossiers patients ont migré vers le DPE et plus de 8.000 médecins et collaborateurs ont été accompagnés dans ce processus de transformation numérique et formés aux processus harmonisés et au nouveau système.