Réduire le temps consacré aux tracasseries administratives, c'est disposer de plus de temps pour offrir des soins encore meilleurs. Telle était l'ambition de l'hôpital universitaire de Gand lorsqu'il a revu ses processus RH. Le résultat : POL, une plateforme RH intuitive qui met chaque employé aux commandes.
Avec plus de 6 000 employés, l'hôpital universitaire de Gand – ou UZ Gent – est un village en soi. Outre les infirmières et les médecins, des informaticiens, des conseillers juridiques, du personnel technique, etc. arpentent ses nombreux halls et sentiers.
Pour s'assurer que chacun est payé à temps, reçoit les bonnes opportunités de carrière et obtient des réponses à ses questions, le département RH avait besoin d'un système informatique performant. « Jusqu'à récemment, notre système était fragmenté, avec des outils distincts pour la livraison et le personnel – certains provenant même de sources externe »", explique Valerie Vinck, responsable des RH. « Les RH étaient comme une boîte noire, avec des boutons et des leviers de toutes sortes de couleurs et de formes. Un outil pour ceci, un outil pour cela, une plateforme pour ceci, une plateforme pour cela. »
La plateforme RH doit être rapide et précise, sans compromettre la qualité, afin que les RH soient encore plus proches de leurs employés et soient considérées comme une valeur ajoutéeValerie Vinck, responsable des Ressouces Humaines
Il y a quelques années, le département a défini ses principaux objectifs : créer plus de transparence, devenir un employeur plus attractif et libérer plus de temps pour les soins au lieu des tracasseries administratives. « En 2018, nous avons lancé notre projet de numérisation des RH à l'UZ Gent », explique Kristof Nuytens, responsable de la solution ‘Human capital’ chez delaware. « Auparavant, nous nous étions déjà attaqués aux processus financiers et d'achat de l'hôpital, ainsi qu'à son approche de la gestion des entrepôts ; les RH constituaient la troisième étape. »
Le résultat a été POL, un nom simple pour une plateforme RH intelligente qui offre des solutions RH transparentes et simples, accessibles à tous les utilisateurs.
L'épine dorsale de POL est constituée de SAP SuccessFactors, une plateforme de gestion de l'expérience humaine (HXM) basée sur le cloud, qui prend en charge tous les processus opérationnels des RH, de l'administration du personnel au recrutement et à la formation. « Plus encore, avec l'analytique, nous combinons ces processus avec un large éventail de données pour apporter aux organisations de nouvelles perspectives et soutenir les décisions. Et tout cela en temps réel », explique Juan Staes, responsable du domaine ‘Human capital’ chez delaware. « Grâce à une vision claire de la main-d'œuvre, nous pouvons prendre de meilleures décisions plus rapidement, et finalement relier les besoins de l'entreprise aux talents. »
L'équipe RH de l'UZ Gent compte environ 90 employés. Valérie explique : « Ce projet ne concerne pas seulement une nouvelle technologie, mais aussi une toute nouvelle façon de travailler. Par conséquent, nous avons dû procéder à la mise en œuvre étape par étape. Nous avons essayé de simplifier et de standardiser autant que possible avant de commencer à déployer le POL à l'ensemble du personnel. »
Pour les infirmières, les médecins et tous les autres membres du personnel de l'UZ Gent, il a fallu s'habituer à travailler avec POL. « Avant de passer à la conception, nous avons d'abord fait un tour dans l'hôpital ». Valérie poursuit . « Cela nous a donné un aperçu des besoins, des problèmes et des questions auxquels nos utilisateurs finaux étaient confrontés. Nous ne pouvions pas simplement débrancher l'ancien système et en installer un autre. C'est pourquoi nous avons dû impliquer des représentants de chaque département dans les tests et les sessions de formation. »
« Avec POL, nous voulons rendre les processus RH aussi simples que possible pour nos employés. Il doit être rapide et précis, sans compromettre la qualité, ce qui permet aux RH d'être encore plus proches des employés. C'est là que POL apporte une valeur ajoutée », affirme Valérie.
« Les nouveaux employés avaient l'habitude de remplir une fiche d'information avec leurs données personnelles. Ils la remettaient aux RH qui saisissaient les données dans différents systèmes. Ceux qui déménageaient ou changeaient de numéro de compte le communiquaient généralement spontanément à l'aide d'un formulaire », explique Valérie.
« Désormais, nos employés sont aux commandes : ils peuvent voir leur profil et leurs coordonnées, ainsi que toutes les données dont nous disposons à leur sujet, même leurs certificats et diplômes. L'organigramme est également visible, y compris quelles échelles de salaire sont liées à quel poste, comment demander un congé thématique, etc. »
« Nos employés suivent beaucoup de formations, et certaines sont même obligatoires », explique Valérie. « POL crée automatiquement un groupe dans Microsoft Teams, que les formateurs utilisent pour partager du matériel d'étude ou des vidéos, passer des tests, etc. Nos employés forment une communauté dans laquelle ils travaillent ensemble et partagent leurs expériences. »
L'UZ Gent est l'un des plus grands employeurs de la région et est constamment à la recherche de nouveaux talents. « Auparavant, si un chef de service se rendait aux RH pour publier un poste vacant, il n'avait que peu d'informations sur la réponse, sur l'état d'avancement du processus de sélection, sur les démarches que l'employé potentiel avait déjà effectuées, etc. Désormais, ces données sont disponibles pour chaque utilisateur en temps réel. »
« Pour attirer de nouveaux talents, nous avons lancé une nouvelle stratégie de marque employeur et un nouveau site d'emploi également, qui sont intégrés à la nouvelle plateforme RH. Les candidats peuvent postuler beaucoup plus facilement et nous sommes en mesure de gérer les données plus efficacement grâce à une expérience utilisateur (UX) au look moderne. »
Une nouvelle fonctionnalité de POL est la gestion des performances. Toutes les données relatives aux performances seront disponibles sur la plateforme pour que les utilisateurs finaux puissent les consulter eux-mêmes, notamment les rapports d'évaluation des performances, les outils de suivi des performances, etc.
« Avec des robots basés sur des logiciels, nous pouvons automatiser des tâches opérationnelles comme le traitement des factures, la lecture des données, la messagerie et de nombreuses autres tâches répétitives. Nous l'utilisons également pendant le processus d'onboarding pour envoyer automatiquement des données à des applications externes, par exemple. Mais vous pourriez également l'appliquer pour commander automatiquement des uniformes, créer des badges, et ainsi de suite », explique Juan. À l'UZ Gent, les bots RPA synchronisent désormais les données personnelles du centre de données avec le fournisseur de paie.
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