[VIDEO] Bewel gestaltet mit SAP RISE eine integrative Zukunft

19 April 2024

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Behindertenwerkstätten haben eine einzigartige Rolle in der Gesellschaft. Sie schaffen Beschäftigungsmöglichkeiten, helfen den Teilnehmenden, neue Fähigkeiten zu entwickeln, und bieten ein wichtiges soziales Netzwerk. Gleichzeitig müssen sie den Kunden in einem breiten Spektrum von Tätigkeiten - von der Montage bis zur Logistik - hochwertige Arbeit liefern. Um an all diesen verschiedenen Fronten erfolgreich zu sein, sind harte Arbeit, Engagement und der Drang zur ständigen Weiterentwicklung und Innovation erforderlich. Das erklärt, warum Bewel, eine der größten Behindertenwerkstätten Belgiens, zu den ersten Unternehmen des Landes gehörte, die auf SAP RISE umgestellt haben. delaware hat dabei eine Schlüsselrolle gespielt.

Kunde: Bewel, ein führendes Unternehmen für Behindertenwerkstätten mit 2.200 Mitarbeitern in 8 Arbeitszentren. Um die Inklusion zu fördern, arbeiten 400 Mitarbeiter von Bewel bei verschiedenen Kunden.
Herausforderung: Ablösung der veralteten On-Premise-IT-Infrastruktur durch eine zukunftssichere Cloud-Lösung, um eine solide Grundlage für weitere Modernisierungen und Innovationen zu schaffen.
Lösung: SAP RISE, die (private) Cloud-basierte SAP S/4HANA-Lösung von SAP, bietet eine Reihe neuer Funktionen und schafft die Voraussetzungen für wichtige HR-Innovationen wie das Kompetenzmanagement.

Die Herausforderung: Not macht erfinderisch

Bis vor kurzem hing die IT-Landschaft von Bewel fast vollständig von zwei großen On-Premise-Servern ab, die sich in der Nähe des Hauptsitzes in Diepenbeek befanden. Doch als die Hardware das Ende ihrer Lebensdauer erreichte, stand das Unternehmen vor einer schwierigen Entscheidung. Sollte man den Vertrag vorerst verlängern oder die Umstellung auf einen Hyperscaler in Angriff nehmen?

Mehrere Faktoren spielten bei dieser Entscheidung eine große Rolle, darunter:

die Aussicht, dass das aktuelle SAP ECC ERP von Bewel bald auf SAP S/4HANA umgestellt werden muss;
die Notwendigkeit, mit den sich ständig ändernden Kundenerwartungen Schritt zu halten, um die Position von Bewel als Spitzenreiter auf dem belgischen Markt zu sichern;
begrenztes Budget und ein kleines internes IT-Management für die Strategie, Planung und Durchführung dieser entscheidenden Umstellung.

"Eines war klar", sagt Generaldirektor Johan Bongaerts. "Stillstand war für uns keine Option, wenn wir unsere Ziele erreichen und wettbewerbsfähig bleiben wollten. Gleichzeitig erkannten wir, dass die Modernisierung unserer IT-Basis eine einmalige Gelegenheit bot, auch die Grundlagen für künftige Innovationen zu schaffen. Die Frage war nur: Wie können wir das alles mit begrenzten Ressourcen und unter Einhaltung eines strikten Budgets erreichen?"

Stillstand war für uns keine Option, wenn wir unsere Ziele erreichen und wettbewerbsfähig bleiben wollten. Gleichzeitig erkannten wir, dass die Modernisierung unserer IT-Basis eine einmalige Gelegenheit bot, auch die Grundlagen für künftige Innovationen zu schaffen.

Johan Bongaerts, General Director bei Bewel

Die Lösung: Den Standard für Außergewöhnliches setzen

Auf der Suche nach einer Lösung wandte sich Bewel an delaware, das seit vielen Jahren einer der vertrauenswürdigen IT-Partner des Unternehmens ist. "Organisationen wie Bewel agieren innerhalb sehr spezifischer Grenzen, was uns herausfordert, kreativ zu sein", sagt Patrick Carmans, Partner bei delaware. "Als wir die Anfrage erhielten, hatte SAP gerade eine Full-Service-Cloud-Lösung auf den Markt gebracht, die damals noch SAP Private Cloud hieß und heute als SAP RISE bekannt ist. Bei näherer Betrachtung war klar, dass SAP RISE viele der größten Herausforderungen von Bewel lösen konnte."

SAP RISE würde es Bewel ermöglichen:

den notwendigen Sprung zu SAP S/4HANA zu vollziehen und von entscheidenden neuen Funktionalitäten und einer verbesserten Benutzeroberfläche zu profitieren;
eine stabile und robuste Cloud-Plattform aufzubauen, die für zukünftige Entwicklungen und Innovationen geeignet ist;
zahlreiche ERP-Prozesse zu standardisieren, um die Effizienz zu steigern.

Aber was ist mit den Kosten? "Um die Umstellung so kosteneffizient wie möglich zu gestalten, schlugen wir eine sogenannte Brownfield-Migration vor", fügt Patrick hinzu. "Die Einrichtung von SAP ECC war sehr standardisiert, so dass es einfach war, die vorhandenen Daten und Konfigurationen beizubehalten. Das bedeutete auch, dass wir die meisten der bisherigen Investitionen von Bewel nutzen konnten."

Green, blue and brown

Cloud-Migrationen gibt es in verschiedenen Farben, meist green, blue und brown. Aber was bedeutet das genau?

Eine Greenfield-Migration ist wie ein kompletter Neuanfang. Sie bauen ein neues System von Grund auf in der Cloud auf, ohne irgendwelche Komponenten des bestehenden Systems wiederzuverwenden. Der Vorteil: höhere Flexibilität und mehr Raum für Innovation und Flexibilität sowie eine bessere Anpassung an die Cloud-Architektur und bewährte Verfahren. Der Nachteil: Diese Methode kann kostspielig, zeitaufwändig und riskant sein, da sie einen hohen Entwicklungs- und Testaufwand erfordert.
Bei der Brownfield-Migration handelt es sich um einen Lift-and-Shift-Ansatz: Sie verlagern das bestehende System in die Cloud, so wie es ist, ohne irgendwelche Änderungen oder Anpassungen vorzunehmen. Das macht es relativ schnell und einfach. Da nur ein minimaler Entwicklungs- und Testaufwand erforderlich ist, sind auch die Risiken und Kosten relativ gering. Allerdings bedeutet dieser Ansatz, dass Sie Ihr System nicht vollständig für die neue Umgebung optimieren können. Im Falle von Bewel war dies weniger problematisch, da die Vor-Ort-Einrichtung bereits ziemlich standardisiert war.
Sie haben es wahrscheinlich schon erraten: Eine Bluefield-Migration kombiniert Aspekte von Greenfield- und Brownfield-Ansätzen. Hier wird das bestehende System in der Cloud repliziert, aber mit einigen Änderungen und Verbesserungen, um es für die neue Umgebung zu optimieren.

Das Ergebnis: schnelles Upgrade, langfristige Vorteile

Die Entscheidung für einen Brownfield-Ansatz unter der Leitung von delaware bedeutete, dass Bewel in einem einzigen Schritt auf seine neue Plattform umsteigen konnte. "Dank der gründlichen Vorbereitung konnte die eigentliche technische Migration an einem einzigen Wochenende abgeschlossen werden", sagt Johan. "Wir begannen am Freitag, und am Montag arbeiteten wir in dieser völlig neuen Umgebung - niemand im Unternehmen hatte etwas bemerkt."

Während das Upgrade selbst zügig vonstatten ging, sind die Vorteile für Bewel langfristig. "Unsere Teams haben jetzt Zugriff auf eine Vielzahl neuer Funktionen und eine intuitive Benutzeroberfläche", sagt Johan. "Aber vielleicht noch wichtiger für Bewel als Ganzes ist, dass wir zu 100 % Cloud-fähig sind und im Einklang mit der übergreifenden Cloud-Strategie von SAP stehen. Das bedeutet zum Beispiel, dass wir uns auch bei anderen Innovationsprojekten selbstbewusst einbringen können."

Mittlerweile arbeitet Bewel bereits mit delaware an der Digitalisierung wichtiger HR-Prozesse wie dem Kompetenzmanagement. "Für dieses Projekt setzen wir SAP SuccessFactors ein", erklärt Patrick. "Ziel ist es, den derzeitigen Excel-basierten und arbeitsintensiven Ansatz von Bewel durch eine modernisierte Alternative zu ersetzen, die den administrativen Mehraufwand eliminiert. Auf diese Weise bleibt den Teams mehr Zeit, sich auf die Bereitstellung hochwertiger Produkte und Dienstleistungen für ihre zahlreichen Kunden zu konzentrieren."

Vielleicht noch wichtiger für Bewel als Ganzes ist, dass wir zu 100 % Cloud-fähig sind und im Einklang mit der übergreifenden Cloud-Strategie von SAP stehen. Das bedeutet zum Beispiel, dass wir uns auch bei anderen Innovationsprojekten selbstbewusst einbringen können.

Johan Bongaerts, General Director bei Bewel