[VIDEO] Brüsseler Flughafengesellschaft setzt auf SAP-Cloud-Technologie zur Leistungssteigerung

30 April 2024

Mit 22,2 Millionen Passagieren und 710.000 Tonnen Fracht im Jahr 2023 wird der Flughafen Brüssel seiner Rolle als europäischer Verkehrsknotenpunkt gerecht. Um diese Position weiter zu stärken, hat sich der Flughafenbetreiber Brussels Airport Company (BAC) kürzlich für SAP S/4HANA Cloud Public Edition entschieden. Die integrierte IT-Plattform steigert die Leistung von BAC in verschiedenen Abteilungen, nicht zuletzt im Finanzwesen.

Kunde: Flughafenbetreiber Brussels Airport Company
Herausforderung: Umgestaltung der Softwarelandschaft zur Unterstützung der Wachstumsambitionen des Flughafens
Lösung: SAP S/4HANA Cloud Public Edition für Finanzen, Controlling, Inkasso und Einkauf, SAP Analytics Cloud für Planung und Budgetierung, SAP SuccessFactors für Personalwesen, SAP Concur für Spesenmanagement und SAP Ariba Sourcing für Lieferanten

Die Herausforderung: ERP der nächsten Generation zur Unterstützung hochfliegender Ambitionen erforderlich

Bei der Brussels Airport Company kümmern sich rund 1.200 Mitarbeiter um den komplexen Flughafenbetrieb, der 60.000 direkte und indirekte Arbeitsplätze schafft. Bis vor kurzem unterstützte eine Reihe veralteter und oft eigenständiger IT-Systeme Aufgaben wie Finanzen, Personalwesen, Einkauf und Projektmanagement bei BAC - doch diese Systeme waren am Ende ihrer Leistungsfähigkeit...

"Das älteste System stammte aus dem Jahr 2008 und war veraltet, was zu einem hohen Wartungsaufwand und Frustration bei den Nutzern führte", sagt Davy Vreys, CFO von BAC. "Darüber hinaus behinderte die fehlende Integration unsere Effizienz und unsere Einblicke." BAC erkannte, dass dies nicht mehr die Art von Software war, auf die sich ein ehrgeiziger Flughafen verlassen sollte, und machte sich auf die Suche nach einer Software der nächsten Generation, die seinen hochfliegenden Ambitionen besser gerecht wird.

Unsere Unternehmensstrategie stützt sich auf drei Säulen: bessere Leistung, Diversifizierung und Nachhaltigkeit. Die Lösungen von SAP sind ein wichtiger Baustein dieser Strategie. Sie helfen uns, Prozesse zu vereinfachen und über die gesamte Wertschöpfungskette hinweg effizienter zu arbeiten.

Davy Vreys, CFO Brussels Airport Company

Die Lösung: SAP S/4HANA Cloud verleiht Flügel

Der Flughafenbetreiber erkannte schnell, dass die Cloud-Lösungen von SAP das gewünschte benutzerfreundliche und zukunftssichere System gewährleisten würden. "Der standardisierte Ansatz von SAP würde den Wartungsaufwand reduzieren, die Effizienz steigern und Best Practices ermöglichen", sagt Davy Vreys. Die SAP S/4HANA Cloud Public Edition bietet BAC die Kernfunktionen, die das Unternehmen für Finanzen, Controlling, Rechnungsstellung und Beschaffung benötigt.

delaware wurde aufgrund der nachweislichen Erfolge in ähnlichen Projekten und des integrierten Ansatzes mit der Implementierung der Plattform beauftragt. Unsere Experten haben den Kern von SAP S/4HANA erfolgreich implementiert und andere SAP-Lösungen nahtlos integriert, darunter SAP SuccessFactors für das Personalwesen, SAP Concur für das Ausgabenmanagement und SAP Ariba für die Lieferantenbeschaffung. Die SAP Integration Suite verbindet den SAP-Stack nahtlos mit anderer Software innerhalb der IT-Landschaft von BAC.

Darüber hinaus entwickelten die Finanzexperten von delaware eine neue Finanzplanungslösung mit SAP Analytics Cloud (SAC). "BAC nutzte bereits ein Finanzplanungstool, wollte aber die Vorteile einer integrierten Planung im SAP-Stack nutzen", erklärt Michiel De Meyere, Experte für Business Controlling bei delaware. "Also haben wir eine Planungslösung entwickelt, die die Umsatzströme von BAC mit Betriebskosten, Steuern, Löhnen und mehr in einer umfassenden Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) kombiniert. Dieser integrierte Ansatz ermöglicht es den Teams in den Bereichen Finanzen, Controlling und Rechnungswesen, Budgetierung und Prognosen effizient durchzuführen und dabei Daten aus vielen verschiedenen Abteilungen und Quellen zu berücksichtigen. Diese Informationen werden auch in übersichtlichen Managementberichten visualisiert."

Integrierte Planung und Budgetierung im SAC: wie und warum?

Die integrierte Planungslösung bei BAC konzentriert sich auf die Finanzplanung und -prognose und weniger auf die operative Tagesplanung. Und so funktioniert sie:

Die Lösung sammelt Daten aus den 3 Haupteinnahmequellen von BAC:

Gewerbliche Einnahmen, die die Provisionen von Geschäften umfassen, die Flächen auf dem Flughafengelände mieten.
Immobilieneinnahmen, die aus Mietverträgen für verschiedene Gebäude auf dem Flughafengelände stammen.
Einnahmen aus dem Luftverkehr und der Abfertigung, die sich aus den Gebühren ergeben, die von den Fluggesellschaften für Dienstleistungen wie Landung und Betankung am Flughafen Brüssel erhoben werden.

Diese Umsatzzahlen werden dann mit den Betriebsausgaben (OpEx), Steuern, Gehaltsdaten usw. zusammengeführt, was zu einer umfassenden Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) führt. Mithilfe einer indirekten Cashflow-Methode kann das System dann die erwarteten Cashflows für den kommenden Zeitraum prognostizieren.

Ein Hauch von Project Management Office (PMO)

Darüber hinaus nutzt das PMO die integrierte Planungslösung für die Erstellung und Pflege von Projektbudgets, einschließlich Investitionsausgaben (CapEx), auf einer alltäglicheren Basis. "Es hilft ihnen, fundiertere Entscheidungen über die Ressourcenzuweisung zu treffen", erklärt Michiel.

Eine Version der Wahrheit im Unternehmen

"Alle Daten, die in SAP S/4HANA verfügbar sind, werden automatisch in SAC integriert", erklärt Michiel. "Auf diese Weise kann sich das Finanzteam auf eine einzige Version der Wahrheit verlassen. Die SAC-Planung ermöglicht eine einheitliche Planung und Analyse innerhalb einer einzigen Oberfläche und bricht die Silos zwischen dem Finanzwesen und anderen Abteilungen auf. Die Finanz-, Controlling- und Buchhaltungsteams arbeiten nahtlos mit der Personalabteilung, dem Programmmanagement und anderen Abteilungen zusammen, um einen vollständigen Überblick und Einblick in die Unternehmensperformance zu erhalten."

In naher Zukunft plant BAC, diesen vernetzten Planungsansatz weiter auszubauen, indem die Personalplanung in SAP Analytics Cloud integriert wird. Durch die Kombination personalbezogener Daten aus SAP S/4HANA und SAP SuccessFactors wird BAC dann in der Lage sein, personalbezogene Kosten genauer zu budgetieren und zu prognostizieren.

Die Ergebnisse: Effizienz auf höchstem Niveau

BAC verfügt nun über eine intuitive, effiziente und zukunftssichere IT-Landschaft, die zu einer Reduzierung der Gesamtbetriebskosten führt. Durch die Einführung von Best-Practice-Szenarien für die Anwendungsintegration und die Verringerung der manuellen und papierbasierten Arbeit hat der Betreiber eine solide Grundlage für reibungslose operative Kerngeschäftsprozesse geschaffen.

"Einer der Hauptvorteile ist die Benutzerfreundlichkeit des Systems", sagt Davy. "Bestellanforderungen, Bestellungen und Ausgabengenehmigungen sind jetzt digitalisiert und auf jedem Gerät, einschließlich Smartphones, zugänglich." Bereits nach wenigen Monaten waren spürbare Effizienzgewinne zu verzeichnen, so Davy Vreys: "Spesenabrechnungen können jetzt innerhalb einer Woche bearbeitet und bezahlt werden, während dies früher durchschnittlich zwei bis drei Wochen dauerte. Außerdem können wir den monatlichen Finanzabschluss schneller abschließen.

22,2 Millionen

Fahrgäste im Jahr 2023

1 Woche

für die Bearbeitung und Bezahlung von Spesenabrechnungen (im Vergleich zu 3 bis 4 Wochen vorher)

Marie-Christine Kévers, ERP-Programmmanagerin bei BAC, erklärt: "Wir haben nicht nur den Zeitaufwand für die Bearbeitung von Eingangsrechnungen reduziert, sondern auch die Verantwortung auf das Unternehmen zurückverlagert. Indem wir die Waren- und Dienstleistungseingänge in die Hände von Expertenteams gelegt haben, konnten wir die Qualität unserer Daten und die daraus gewonnenen Erkenntnisse verbessern. Diese tieferen Einblicke erhöhen unsere Flexibilität und ermöglichen es uns, schnell auf Marktveränderungen zu reagieren. Die Finanzabteilung ist nicht mehr nur ein reines Zahlenwerk, sondern spielt eine entscheidende Rolle bei der Entscheidungsfindung im Unternehmen.

Der Übergang zu standardisierten Prozessen markiert eine deutliche Abkehr von der stark individualisierten Umgebung der Vergangenheit. Jan Andries, Change Manager und Product Owner für SAP-SuccessFactors-Lösungen, sagt: "SAP S/4HANA Cloud Public Edition verlangt von den Anwendern, dass sie sich an das System anpassen, anstatt das System an die Anforderungen der Anwender anzupassen. Früher war es sehr schwierig, alle unsere Codes zu pflegen. Die Cloud-Plattform sorgt für automatische Updates und neue Versionen zweimal im Jahr, so dass wir immer Zugriff auf die neuesten Informationen und Codes haben."

Wir haben die Qualität unserer Daten und die Erkenntnisse, die wir aus ihnen gewinnen, verbessert. Infolgedessen spielt das Finanzwesen eine immer wichtigere Rolle bei der Entscheidungsfindung und geht über die reine Berechnung von Zahlen hinaus.

Marie-Christine Kévers, ERP Programm Manager Brussels Airport Company

Die Zukunft: der einzige Weg führt nach oben

Mit Blick auf die Zukunft ist die Brussels Airport Company entschlossen, ihre IT-Infrastruktur weiter zu optimieren und dabei auf der bestehenden Suite von SAP-Cloud-Lösungen aufzubauen. Eine bevorstehende Initiative beinhaltet die Integration des bestehenden Abrechnungssystems mit SAP-Lösungen, um die Effizienz und Transparenz zu erhöhen. Darüber hinaus plant das Unternehmen, das Leistungs- und Zielmanagement in die Personalverwaltung zu integrieren und die direkte Eingabe von Leistungsblättern durch Lieferanten zu automatisieren.

"Nach dem, was wir bisher gesehen haben, sind wir mit den Ergebnissen sehr zufrieden. Wir freuen uns auf die nächste Phase unserer Transformation", so Davy Vreys abschließend.