Wie SAP S/4HANA die finanzielle Gesundheit des AZ Delta-Krankenhauses stärkt

Wie kann man eine Krankenhausgruppe mit 4.000 Mitarbeitern, die jährlich 650.000 Behandlungen und 50.000 chirurgische Eingriffe durchführt, verwalten und zukunftssicher machen - und das bei knappen Budgets? Indem man supereffizient arbeitet und dabei finanziell gesund bleibt! Aber wenn man mit einer Vielzahl von IT-Systemen jongliert und die Daten über die gesamte Organisation verstreut sind, kann das eine ziemliche Herausforderung sein.

Fehlende Datenkonsistenz

"Ein finanziell gesundes Krankenhaus zu sein, ist eines unserer strategischen Ziele bei AZ Delta", sagt Rebecca Puissant, CFO bei AZ Delta. "Um die Kontrolle und Transparenz zu verbessern, brauchten wir eine einzige, zuverlässige Datenquelle, die Zugang zu konsistenten Echtzeitdaten bietet."

AZ Delta beschloss, Prozesse und Daten zu integrieren und ein einziges Informations- und Managementsystem für alle Back-Office-Prozesse einzuführen: SAP S/4HANA. Der Umzug des Krankenhauses in einen brandneuen Hauptcampus in Roeselare bestärkte die Entscheidung zur Einführung von SAP, erklärt Rebecca: "Der Umzug in das neue Gebäude zwang uns dazu, unsere bestehenden IT-Pakete und -Systeme anzupassen. Es war nur logisch, vorher auf SAP umzusteigen - auch wenn es natürlich eine Herausforderung war, den Umzug in ein neues Gebäude und auf eine neue ERP-Plattform zu kombinieren - und das sogar mitten in der Corona-Pandemie."

Integration zur Beschleunigung der Rechnungsstellung

AZ Delta entschied sich für eine schrittweise Implementierung, um den Übergang zu erleichtern, und begann mit verschiedenen einkaufs- und lagerbezogenen Funktionen. In Phase 2, Anfang 2021, gingen die Buchhaltung und die Debitorenbuchhaltung in Betrieb, ebenso wie die Schnittstellen und Integrationen mit spezifischen IT-Systemen.

Lander Vanmeenen, Finanzverantwortlicher für das AZ Delta-Projekt bei delaware, veranschaulicht, wie die Datenintegration nun die Rechnungsstellung bei AZ Delta beschleunigt: "Die Krankenhausabrechnung ist ein äußerst komplexer Prozess. Zum einen ist die Patientenrechnung sehr detailliert, da sie jedes Medikament, jede Behandlung, jede Mahlzeit und jede Dienstleistung auflistet. Außerdem werden die Gesundheitskosten zwischen dem Patienten und der Krankenkasse geteilt. Das bedeutet, dass die Krankenhäuser auch mit den Krankenkassen abrechnen. AZ Delta verwendet für die Rechnungsstellung an die beiden Parteien eigene Systeme, die nun nahtlos in SAP S/4HANA integriert sind. Das bedeutet, dass alle Daten der Ausgangsrechnungen aggregiert und zentralisiert sind, ebenso wie die Details der Eingangsrechnungen."

Automatische Genehmigungen  

"SAP S/4HANA gleicht Zahlungseingänge und offene Rechnungen automatisch ab und verfolgt die Zahlungen. In Zukunft wird es sogar Mahnungen für offene Rechnungen verschicken", so Lander weiter. "Darüber hinaus werden alle Eingangsrechnungen einfach gescannt, automatisch geprüft, gebucht und bezahlt. Stellt das ERP-System Anomalien fest, sei es bei Eingangsrechnungen oder bei Zahlungen, benachrichtigt es die Buchhaltung."

Rik Vanhaelemeesch, Finanzmanager, bestätigt, dass die Integration zu erheblichen Effizienzgewinnen führt. "Darüber hinaus hat sie uns geholfen, das Vier-Augen-Prinzip einzuführen, was bedeutet, dass jede Bestellung von mindestens zwei Personen genehmigt werden muss. Da SAP S/4HANA den Genehmigungsprozess automatisiert, gewinnen wir Zeit und senken die Kosten, während wir gleichzeitig die Risikokontrolle verbessern."

Transparenz, Berichterstattung und Compliance

Die Umstellung auf das neue krankenhausweite ERP-System sorgt auch für mehr Transparenz in den Finanzprozessen. "Die Zentralisierung der Daten macht Ineffizienzen besser sichtbar, sowohl für das Finanzteam als auch für die Budgetverantwortlichen in jeder Abteilung", erklärt Wim Vermeire, Experte für das Gesundheitswesen und Projektleiter bei delaware. "Da die Abteilungen nun Zugang zu einer gemeinsamen Quelle von Echtzeitdaten und -ergebnissen haben, können sie leicht Bereiche mit schlechter Leistung erkennen und Möglichkeiten zur Kostensenkung identifizieren. Das Kostenbewusstsein hat sich seit der Einführung von SAP deutlich verbessert."

Nicht zuletzt ist AZ Delta davon überzeugt, dass SAP S/4HANA die Finanzberichterstattung erheblich verbessern wird, da das Finanzteam in der Lage sein wird, sowohl der Krankenhausleitung als auch den Behörden über eine viel breitere Palette finanzieller KPIs zu berichten.

Die Organisation zukunftssicher machen

"Je mehr unsere Back-Office-Prozesse integriert und unsere Daten zentralisiert sind, desto besser können wir unsere finanzielle Stabilität verwalten, kontrollieren und verbessern. Natürlich ist ERP eine unendliche Geschichte und wir haben viele Pläne, um das System weiter auszubauen. Aber schon heute können wir einstimmig sagen, dass SAP uns geholfen hat, unsere Finanzprozesse auf die nächste Stufe zu heben und unser Unternehmen zukunftssicher zu machen", so Rebecca abschließend.