Kostenoptimierung mit dem Cloud-Lizenzmodell von SAP

13 Januar 2025

Mit der Einführung Cloud-basierter Software hat SAP sein Lizenzmodell formalisiert. Früher konnten SAP-Kunden Lizenzen basierend auf der Anzahl der Benutzer oder der Art der benötigten Funktionen erwerben. Nun erfolgt die Umstellung auf ein Abonnementmodell, das von den Kunden verwaltet wird und eine sofortige sowie kontinuierliche Messung der Nutzung ermöglicht. Diese Formalisierung beeinflusst die Verwaltung der Benutzerrechte und folglich auch die Lizenzierungskosten. Obwohl dies Flexibilität und Skalierbarkeit bietet, wird das Lizenzierungsverfahren komplexer. Die Vermeidung steigender Kosten stellt eine Herausforderung dar, ebenso wie die Einhaltung von Vorschriften. In diesem Artikel werden die Besonderheiten des Cloud-Lizenzierungskonzepts von SAP erläutert und es wird dargelegt, warum die Hinzuziehung von Experten bei der Umstellung vorteilhaft sein könnte.

Was ist „neu“ bei der SAP-Lizenzierung?

Das formalisierte Lizenzmodell von SAP für SAP Cloud unterscheidet sich vom klassischen „Named User“-Modell, das viele Unternehmen kennen. Früher waren die Lizenzen an die Anzahl der Benutzer im System gebunden, und die Kosten hingen von den verschiedenen Benutzertypen ab. Beim neuen Modell basiert die Lizenzierung auf „Full Usage Equivalents“ (FUEs). FUEs berücksichtigen den tatsächlichen Zugriff und die Berechtigungen innerhalb des Systems. Jetzt werden den Unternehmen die Benutzerrechte in Rechnung gestellt, auch wenn diese Rechte nicht aktiv genutzt werden.

Mit Software as a Service (SaaS) können die Nutzer ihre Lizenzen je nach Bedarf skalieren und konfigurieren. Dies lässt sich mit einem Wechsel von einem einzelnen Netflix-Konto mit niedriger Auflösung zu einem gemeinsamen Konto mit hoher Auflösung vergleichen. Im Cloud-Modell haben Unternehmen, ähnlich wie bei der alten SAP-On-Premises-Lösung, die Möglichkeit, den SAP-Zugang über Rollen und Berechtigungen anzupassen. Bei sachgerechter Verwaltung können dadurch Kosten gesenkt werden. Allerdings gibt es zahlreiche Fallstricke, die vermieden werden müssen.

Warum SAP das Lizenzmodell geändert hat

Dies sind die Hauptgründe, warum SAP seine Lizenzierung geändert hat:

Diese Änderung fördert die „RISE with SAP“-Initiative, die verschiedene SAP-Services bündelt und Unternehmen den Einstieg in die Cloud-Technologie erleichtert.
Neue Gesetze wie die NIS2-Richtlinie der EU erfordern strengere Kontrollen des Datenzugriffs. Es ist notwendig, Benutzerrollen zu definieren und einzuschränken. Zudem muss sichergestellt werden, dass nur autorisiertes Personal auf sensible Informationen zugreifen kann.
Mit großer Macht kommt große Verantwortung. Da immer mehr Daten und Prozesse digitalisiert werden, besteht ein erhöhtes Risiko bei unkontrolliertem Zugriff. Daher ist es entscheidend, den Zugriff auf die sensiblen Daten Ihres Unternehmens strikter zu kontrollieren. Der Übergang zu cloudbasierten Systemen kann jedoch die Nachverfolgung von Berechtigungen erheblich erschweren. In der heutigen Zeit sind klare Grenzen wichtiger denn je.

Komplex und potenziell kostspielig

Eine Herausforderung dieses Modells besteht darin, dass selbst ein minimaler Zugriff auf eine teurere Berechtigungsstufe dazu führen kann, dass eine erweiterte Lizenz erforderlich wird. Wenn ein Benutzer beispielsweise sowohl die Berechtigung „Self-Service“ als auch „Advanced“ hat, verwendet das System die höhere, teurere „Advanced“-Lizenz zur Kostenberechnung. Selbst eine kleine Änderung kann erhebliche Auswirkungen haben und viele Benutzer betreffen. Daher müssen Unternehmen die Berechtigungen jedes Benutzers sorgfältig überwachen, nur die erforderlichen Berechtigungen zuweisen und ein klares Verfahren für die Pflege und Aktualisierung dieser Berechtigungen einrichten.

Das Modell kategorisiert Benutzer in vier Hauptgruppen für die Produktionsumgebung und eine für die Entwicklungsumgebung:

Einfacher Benutzer mit eingeschränktem Zugang zu den Hauptfunktionen. Diese Option erfordert die geringsten Kosten.
Benutzer mit Zugang zu mehr Funktionen und Kernprozessen. Sie kosten mehr als Self-Service-Benutzer bzw. 1/5 des FUE.
Diese Nutzer haben umfassenden Zugang. Sie decken die meisten SAP-Funktionen ab und kosten 1 FUE.
Sie haben Zugang zu den Programmen der Entwickler. Diese kosten 2 (!) FUEs.

Gut zu wissen: Diese Lizenzierungsregeln gelten für alle Mandanten im System, nicht nur für den Hauptproduktivmandanten (für Produktionszwecke) oder den Customizing-Mandanten (für Entwicklungszwecke).

Ohne genaue Überwachung können Unternehmen möglicherweise zu viele Zugriffsrechte vergeben. Die Komplexität und Überschneidung von Rollen erschwert oft die Zuordnung der Berechtigungen zum tatsächlichen Bedarf.

Risiken des Missmanagements

Veraltete Berechtigungen

Wenn Mitarbeiter die Abteilung oder ihre Rolle wechseln, werden deren Berechtigungen möglicherweise nicht immer aktualisiert. Dies kann zu inkonsistentem Benutzer- und Berechtigungsmanagement führen. Ohne einen klaren Prozess für den Eintritt und Austritt von Mitarbeitern kann es schnell zu einem Anstieg der Lizenzierungskosten kommen.

Compliance-Verstöße

Ohne eine klare Struktur besteht die Möglichkeit, dass die Compliance-Vorschriften nicht eingehalten werden, insbesondere in stark regulierten Branchen. Dies kann zu Geldstrafen oder anderen rechtlichen Konsequenzen für das Unternehmen führen.

Erhöhte Sicherheitsrisiken

Ein uneingeschränkter Zugang erhöht das Risiko von Datenverletzungen und Betrug erheblich. Unbefugte Benutzer, die Zugriff auf vertrauliche Informationen haben, stellen ein erhebliches Sicherheitsrisiko dar. Dies gilt insbesondere, wenn die Zugriffsberechtigungen nicht regelmäßig überprüft und überwacht werden.

Die Rolle der Beratung durch Experten

Wenn Sie an einfache, statische Lizenzmodelle gewöhnt sind, kann das formalisierte dynamische Modell von SAP komplex erscheinen. Eine effektive Autorisierungsstrategie ist daher von entscheidender Bedeutung. In diesem Zusammenhang ist fundiertes Fachwissen äußerst wertvoll.

delaware hat Erfahrung mit der SAP-Lizenzierung und kann Ihnen maßgeschneiderte Unterstützung bieten. Während des gesamten Prozesses können wir Sie unterstützen mit:

Erste Bewertung: Experten können Berechtigungen überprüfen, Benutzerrollen analysieren und eine Grundlage für die Anforderungen Ihres Unternehmens definieren. Wenn die Rollen in Ihrem Unternehmen und deren Zugriffsanforderungen bekannt sind, können Lizenzen effizienter zugewiesen und unnötige Kosten vermieden werden.
Entwicklung einer Berechtigungsstrategie: Ein wesentlicher Aspekt der Optimierung der SAP-Lizenzierung besteht in der Erstellung einer fundierten Berechtigungsstrategie. Diese muss sich an den tatsächlichen Anforderungen der Benutzer orientieren. Dadurch wird gewährleistet, dass ausschließlich die notwendigen Berechtigungen erteilt werden und unnötige Kosten vermieden werden.
Implementierung und laufende Unterstützung: Die Verwaltung von Berechtigungen ist keine einmalige Angelegenheit, sondern erfordert eine kontinuierliche Überwachung. delaware implementiert Best Practices, automatisiert die Rollenzuweisung (z. B. über Microsoft Entra) und prüft regelmäßig die Einhaltung der Vorschriften.
Kostenoptimierung: delaware identifiziert Benutzer mit übermäßigen Berechtigungen. Eine Anpassung dieser Berechtigungen kann Ihrem Unternehmen helfen, SAP-Lizenzkosten zu senken und die Anzahl der FUEs zu reduzieren.

Tipps für die Anpassung an das formalisierte Lizenzmodell von SAP

SAP stellt Werkzeuge und Richtlinien für die Verwaltung von Berechtigungen bereit. Eine effektive Strategie erfordert jedoch mehr als nur technische Lösungen. Hier sind einige praktische Hinweise für Unternehmen, die auf das formalisierte Modell umstellen:

Anforderung eines STAR-Berichts

Der S/4HANA Trusted Authorization Review (STAR) bietet Ihnen eine Übersicht über die möglichen Quick Wins. Zusätzlich wird simuliert, wie viele FUEs in der Produktion erforderlich wären, falls diese Maßnahmen umgesetzt werden.

Verwendung der SAP Reporting Tools

SAP bietet integrierte Berichtswerkzeuge wie USMM und Object Analyzer an, die eine präzise Analyse und Anpassung Ihrer aktuellen Lizenzen ermöglichen. Diese Tools identifizieren Abweichungen zwischen den zugewiesenen Berechtigungen und dem tatsächlichen Bedarf.

Regelmäßige Überprüfung der Berechtigungen

Überprüfen Sie Berechtigungen regelmäßig, besonders nach Rollenänderungen, um zusätzliche Lizenzkosten und unnötige FUE-Gebühren zu vermeiden.

Sichern Sie sich noch heute professionelle Unterstützung

Das Navigieren im SAP-Lizenzmodell erfordert mehr als nur technisches Wissen – es braucht eine Strategie, die auf Ihre Geschäftsanforderungen abgestimmt ist. Ein schlechtes Lizenzmanagement kann Kosten und Compliance-Probleme verursachen. Richtig gemacht, erspart es der Finanz- und IT-Abteilung viele Kopfschmerzen.

delaware ist Ihr zuverlässiger Partner für die Umstellung. Wir unterstützen Sie bei Bewertung, Strategie, Implementierung und Wartung. Zudem rationalisieren wir Ihre SAP-Berechtigungen zur Einhaltung der Vorschriften und Kontrolle der Lizenzkosten.