Poppies Bakeries bouwt aan de toekomst met een schaalbare ERP-oplossing

De uitdaging: meegroeien met internationale expansie

Dankzij ambachtelijke kennis, grootschalige productie en hoogwaardige ingrediënten is Poppies Bakeries uitgegroeid tot een favoriet voor private labels in tientallen landen. Om aan de stijgende vraag te voldoen, versterkte en diversifieerde het bedrijf haar activiteiten via diverse overnames.

De keerzijde van die snelle internationale groei was een complex digitaal landschap. In 2019 werkte Poppies met drie verschillende ERP-systemen. "Een ERP-systeem hoort het zware werk voor je te doen, niet andersom," aldus Patrick Reekmans, CEO van Poppies Bakeries. "Met het vooruitzicht van een steeds complexer ICT-landschap hebben we gekozen voor een nieuwe koers: afscheid nemen van verouderde systemen en overstappen naar één geïntegreerde ERP-oplossing. Dit maakt gestroomlijnde bedrijfsprocessen mogelijk binnen de hele groep, zoals een beter afgestemde supply chain. Zo kunnen we meer voordeel halen uit overnames, met minder administratieve lasten.”

De oplossing: een vooraf geconfigureerde ERP-oplossing voor de voedingsindustrie

"Voor een bedrijf van onze omvang met een groeiende internationale footprint kom je al snel uit bij de twee ERP-giganten: Microsoft en SAP," legt Reekmans uit. "Ze zijn populair met een reden en passen goed bij onze bedrijfsvoering. Met andere woorden, het vinden van het juiste platform was niet heel ingewikkeld. Tenminste, als je een betrouwbare digitale transformatiepartner aan je zijde hebt.”

“Met hun sterke reputatie in gedachten nodigden we delaware uit om hun aanbod te presenteren, en we waren onder de indruk van de mogelijkheden. Eerlijk gezegd waren er in dat stadium van het project nog veel onbekende factoren. Onze directe klik met het delaware-team gaf uiteindelijk de doorslag. Bovendien werden we aangetrokken door hun FAST-Solution for Food ERP-template.”

Gert Grobben, partner bij delaware: “Met de FAST-Solution for Food hebben we een uitgebreide ERP-oplossing ontwikkeld op basis van best practices voor de voedingsindustrie. Het is gebaseerd op SAP S/4HANA-technologie en aangevuld met de specifieke kennis, ervaring en templates van delaware voor deze sector. Omdat de uitgebreide functionaliteiten van de FAST-Solution goed aansluiten bij de behoeften van Poppies, waren slechts een beperkt aantal aanpassingen nodig. Het resultaat: een kortere implementatietijd en lagere kosten." 

Waarom Poppies koos voor de FAST-Solution for Food als blauwdruk:

De aanpak: teamwork maakt het verschil

Succesvolle ERP-implementaties staan of vallen met een goede samenwerking tussen het bedrijf en de digitale transformatiepartner. Na een geslaagd pilotproject en de integratie van Europese en niet-Europese productielocaties in het vooruitzicht, is het tijd om de samenwerking tussen Poppies Bakeries en delaware te evalueren.

Patrick Reekmans: "Tijdens het project heeft het team van Poppies Bakeries bewezen zeer wendbaar te zijn. Het feit dat het bedrijf bereid was te investeren in een nieuw systeem werd positief ontvangen, omdat we het 'waarom' en 'hoe' van het project grondig hebben uitgelegd. Vanaf het begin hebben we twee businessanalisten aangesteld om het ERP-traject te ondersteunen (zowel in de bouw- als de uitvoeringsfase). Inmiddels zijn er twee extra analisten bijgekomen, en we zijn zelfs op zoek naar nog een extra kracht. Andersom heeft delaware laten zien dat ze de internationale dimensie van het project uitstekend aankunnen. Ze zijn altijd zeer oplossingsgericht geweest. Kortom, we vormen een goede match en de resultaten spreken voor zich."

Het resultaat: klaar voor duurzame groei 

"Het hebben van één ERP-oplossing elimineert veel onnodige kosten. Denk bijvoorbeeld aan de kosten van het regelmatig moeten bijsturen of de kosten die ontstaan doordat hetzelfde werk twee keer wordt gedaan, simpelweg omdat je niet wist dat iemand anders er al mee bezig was. SAP kan in het begin wat bureaucratisch aanvoelen. Maar na verloop van tijd realiseer je je dat de oplossing het mogelijk maakt om alles nauwgezet te monitoren en in te grijpen wanneer dat nodig is. Bovendien dwingt de oplossing je om procesgerichter te werken, waardoor je uiteindelijk efficiënter wordt. Ik vertrouw volledig op de ingebouwde best practices en ben ervan overtuigd dat we maatwerk tot een minimum moeten beperken."

Een blik op de strategische resultaten: 

• Verbeterde voorraadtransparantie
• Verbeterde marge-analyse
• Verbeterde klantenservice
• Geoptimaliseerde elektronische gegevensuitwisseling (EDI)
• Betere integratie van overnames
• Verbeterde bedrijfscultuur

"In de toekomst willen we de stroom en kwaliteit van interne informatie, evenals de rapportages, verder verbeteren. Stap voor stap bereiken we de digitale volwassenheid die nodig is om onze groei te versnellen en nog vele jaren vreugde te blijven bakken."