Engagez votre entreprise dans votre parcours de données avec le catalogue de données

07 novembre 2022

IT
données

Pour être orientées données, les organisations doivent déployer une culture de données solide où chacun reconnait la valeur des données et se les approprie. Une des clés pour soutenir et favoriser cette dynamique à long terme est la gouvernance des données: des accords clairs sur la manière dont les données sont organisées et gérées à travers l’organisation, où trouver les données pour le reporting et l’analyse, et qui en est responsable. Ces derniers temps, les outils de gouvernance des données comme le glossaire métier et le catalogue de données (aussi appelé ‘outil de gestion des métadonnées’, ‘outil de gouvernance des données’, ou plus communément, ‘catalogue de données’) s’avèrent indispensables dans la culture des données. Voici pourquoi.

« Trop souvent, les équipes individuelles au sein d’une organisation sont conscientes de la présence et de la valeur des données mais ne considèrent pas vraiment qu'elles en sont responsables », explique Edel Boone, spécialiste de la gestion des données chez delaware. « Pour éviter cela, les règles et les accords concernant la propriété, les définitions, la production et l'utilisation des données doivent être formalisés. Plus important encore, les données doivent être aisément trouvables et accessibles à tous. C’est l’objectif du glossaire métier & de données : il vous aide à attribuer un sens aux données en ajoutant et en gérant des métadonnées ».

Qu’est-ce que les métadonnées ?

Les métadonnées sont ‘des données sur les données’: des informations sur les données présentes dans votre organisation. Les données peuvent concerner des informations techniques, notamment les types de données, les systèmes sources et leur poids, mais surtout des informations commerciales clés telles que les calculs à la base des KPI et rapports, leurs données sources, les autres endroits et rapports où l’on peut trouver le même KPI, et qui – ou quel département – en est le propriétaire. L’objectif des métadonnées est de faciliter le suivi et le travail des données, et de rendre les données plus accessibles.

Règles d’engagement…. avec les données

Un catalogue de données permet de documenter les données, de les rendre consultables et d’indiquer des éléments comme la personne responsable de telle ou telle donnée, ou des accords en vigueur pour la saisie de données.

« Imaginez qu’un collaborateur doive introduire des nouvelles données de référence ou apporter des modifications aux données de référence existantes dans le système ERP », explique Anton Wéry, consultant en données & IA chez delaware. « Cela doit se faire selon des règles prédéterminées de classification, de définition, etc. Tout peut être trouvé instantanément dans le glossaire métier & de données. En résumé, le glossaire indique aux utilisateurs où trouver les données, qui est responsable de quoi, comment utiliser les données, quels sont les KPI disponibles pour l’analyse, etc. »

L'essor des catalogues de données

Edel et Anton ont constaté une forte augmentation de la demande en glossaires métier & de données. Il y a une raison logique à cela. « Plus que jamais, les chefs d’entreprises modernes comprennent que l’obtention d’informations précieuses à partir de données brutes et la mise à disposition de ces informations à ceux qui peuvent en bénéficier sont la clé de la survie à long terme », déclare Edel. « Mais face à l’avalanche de données et de sources de données, il est impossible pour le département IT de tout gérer seul. Ces outils comblent donc efficacement le fossé entre l’entreprise et l’IT en permettant aux utilisateurs professionnels non techniques de travailler les données. »

« Prenons par exemple un directeur des ventes qui doit rapporter le chiffre d’affaires au CEO. Non seulement le catalogue de données lui indique exactement où trouver ce chiffre et ses dérivés mais il lui fournit également des informations telles que la définition exacte du terme, la manière dont le KPI est calculé et quelles sont les sources, pour qui cette mesure s’avère pertinente et pourquoi. Cela dissipe des malentendus et des hypothèses erronées. »

De la même manière, les catalogues de données facilitent l’intégration. « Les nouveaux collaborateurs peuvent trouver plus facilement les définitions métier, les données, les tableaux de bord et les rapports pertinents dont ils ont besoin grâce au glossaire », explique Anton. « De plus, comme chaque élément de données est lié à un propriétaire ou un steward, ils savent qui appeler en cas de question. »

Les avantages d’un glossaire métier & de données

Les catalogues de données fournissent une documentation complète sur l’origine, l’historique, le contexte et la signification des données dans votre organisation. Mais ce n’est pas tout :

ils réduisent le temps perdu à rechercher des données;
en fournissant du contexte, ils augmentent la confiance dans les données;
en identifiant les données et les processus redondants, ils contribuent à améliorer l’efficacité opérationnelle;
ils améliorent la compréhension entre les utilisateurs professionnels et l’IT;
en centralisant l’information, ils contribuent à réduire les coûts de formation;
la centralisation de l’information pertinente réduit l’impact de la rotation du personnel;
ils fournissent une documentation complète sur l’origine, l’historique, le contexte et la signification des données dans votre organisation

Une vision à long terme pour la gouvernance des données

« Pour qu’un glossaire métier & de données soit vraiment utile, il doit être supporté par l’IT et appartenir à l’entreprise », avertit Anton. « S’il n’est considéré que comme un outil informatique, les utilisateurs professionnels n’y toucheront pas. S’il s’agit d’un outil strictement professionnel, l’IT sera peu incité à le prendre en charge. Il doit s’agir d’un projet commun où les deux parties participent activement. Vous aurez également besoin d’une ‘équipe de gouvernance des données’ : un élément permanent de l’organisation, responsable des outils de support, y compris du glossaire métier et du catalogue de données. Les membres de l’équipe gèrent et complètent les objets des données au sein de l’outil, mettent en place de nouveaux flux et documentent les rapports et les KPI. Les candidats idéaux sont des personnes qui ont déjà travaillé avec des données auparavant. »

notre objectif est l’ancrage à long terme de la gouvernance des données dans votre organisation

Edel Boone, spécialiste en gestion des données

« Chez delaware, nous adoptons une approche holistique axée sur la personne pour la gouvernance des données et l’implémentation technique et fonctionnelle des outils de gouvernance des données », explique Edel. « Cela se reflète dans notre cadre de gouvernance des données : nous partons de la stratégie et des objectifs à long terme de votre organisation et nous accordons une attention particulière aux éléments déterminants comme les politiques, les processus, les outils spécifiques et les utilisateurs qui sont autant de clés du succès. En outre, nous proposons des conseils sur la manière de mettre en place votre structure et votre équipe de gouvernance des données, et son fonctionnement. Après l’implémentation, nous fournissons un support continu en vous aidant à diffuser le message dans votre organisation, à suivre les taux d’adoption et à mesurer le succès. Notre objectif est l’ancrage à long terme de la gouvernance des données dans votre organisation. »