Les entreprises sont de plus en plus conscientes qu'assurer la conformité peut les aider à créer de la valeur pour l'entreprise, plutôt que d'être simplement un fardeau financier. La clé du succès ? Adoptez la technologie adéquate et intégrez la conformité dans les processus et la stratégie de votre entreprise.
L'un des défis les plus récurrents auxquels vous êtes confronté, en tant que CFO, est peut-être de maîtriser la complexité de la conformité dans l'environnement réglementaire actuel qui évolue rapidement. Comment pouvez-vous tenir votre entreprise à niveau avec l'augmentation des réglementations mondiales et régionales – et même convertir la conformité en avantage concurrentiel au lieu d'une perte financière et d'un fardeau administratif ?
La conformité réglementaire est un sujet très vaste, qui va des rapports, des formalités fiscales et douanières et de la réglementation en matière de sécurité des travailleurs et des produits à l'atténuation des risques liés à la vie privée, à la (cyber)sécurité, à la durabilité, aux droits humains, etc.
« Au départ, la plupart des entreprises considèrent leurs efforts de conformité comme une affaire de "cases à cocher" pour éviter le risque de pénalités et d'atteinte à la réputation », explique Kristof Verbeken, SAP Compliance Manager chez delaware. « Cependant, cette perception est en train de changer. Les entreprises sont de plus en plus conscientes que l'anticipation des risques et le respect des exigences réglementaires peuvent les aider à optimiser la qualité de la performance globale, améliorer l'expérience client, garantir la sécurité des travailleurs, etc. Ainsi, les entreprises intègrent progressivement la conformité dans leurs stratégies commerciales. La technologie peut les aider à y parvenir. »
« La conformité implique de fournir des rapports nombreux et variés à toutes sortes d'autorités, de fournisseurs et de clients. Comme les données sont souvent réparties entre de nombreux silos et fonctions, les réponses sont le plus souvent ponctuelles », poursuit Kristof. « Avec un système ERP, il devient plus facile de respecter la conformité dans chaque processus, car il aide à maintenir à jour le contenu réglementaire, à collecter des informations de conformité auprès des clients et des fournisseurs, à suivre les enregistrements et les volumes de substances, etc. Il peut également automatiser les classifications de produits et le processus de distribution de fiches de données de sécurité ainsi que l'étiquetage, le stockage et l'expédition des matières dangereuses en toute sécurité. »
« Par exemple, pour se conformer à la réglementation européenne REACH, les fabricants doivent enregistrer certains produits chimiques et leurs quantités avant de pouvoir les produire ou les importer en Europe. Les systèmes ERP suivront automatiquement les enregistrements requis et les qualités des substances. »
Les systèmes logiciels spécialisés sont utiles pour faciliter les processus de conformité dans des domaines spécifiques tels que la gérance des produits, la fiscalité et les douanes. Un logiciel de conformité peut, par exemple, aider à suivre et à vérifier les volumes de substances réglementées et à déterminer l'état de conformité des matériaux sur la base d'un contenu réglementaire actualisé. Il peut également déterminer automatiquement les pays d'origine des marchandises, fournir les codes douaniers des produits, assurer le suivi des licences d'importation ou générer des déclarations en douane, afin de se conformer aux réglementations douanières – comme l'illustre le cas Decathlon.
« Il est toutefois important que ces solutions soient étroitement intégrées à d'autres systèmes », souligne Kristof. « Ce n'est qu'en intégrant les données transactionnelles et les données de base de divers processus commerciaux, tels que la R&D, les achats, la fabrication, la logistique et les ventes, que vous serez en mesure d'obtenir des résultats de conformité cohérents, fiables et efficaces. »
Pour s'assurer que la conformité apporte une véritable valeur opérationnelle, Kristof conseille une intégration encore plus poussée : « Les entreprises doivent connecter leurs processus de conformité à leur stratégie générale », dit-il. En d'autres termes, la conformité n'est pas uniquement la responsabilité du CFO ou du responsable de la conformité : chaque département a un rôle à jouer.
Les étapes suivantes peuvent vous aider à sensibiliser l'ensemble de votre organisation à la conformité et permettre aux dirigeants des différents services d'agir conformément aux normes de conformité.
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