Modifications TVA 2020 : comment se préparer à l'identification TVA obligatoire ?

Modifications TVA 2020 : comment se préparer à l'identification TVA obligatoire?

Comme vous le savez probablement, de nouvelles règles de TVA en matière de commerce intracommunautaire entreront en vigueur le 1er janvier 2020 – dans un effort d'harmonisation et de simplification de la législation et de lutte contre la fraude intracommunautaire. L'une des quatre « solutions rapides » convenues par l'UE est le numéro d'identification TVA obligatoire sur les factures intracommunautaires. Bien que relativement simple, cette règle peut avoir un impact considérable sur votre entreprise. Comment pouvez-vous préparer vos processus et, par conséquent, votre système ERP pour en assurer la conformité ?

Si vous vendez un produit à une entreprise européenne inscrite au registre de la TVA opérant dans un autre pays de l'UE, vous ne facturez pas la TVA sur cette vente : c'est la règle générale dans le commerce intracommunautaire depuis des années. Ce principe reste inchangé, pour autant que deux conditions soient remplies : la facture doit mentionner le numéro de TVA correct du destinataire et les ventes doivent être rapportées dans la déclaration d'échanges de biens. 

Petit changement, grand impact

« Les factures – nationales et transfrontalières – contiennent généralement des numéros d'immatriculation TVA, mais cela a toujours été une exigence formelle, plutôt qu'une condition préalable pour bénéficier du taux de TVA à 0 % », explique Mohamed Akalai, Senior SAP FICO Consultant chez delaware. « C'est ce qui est en train de changer : un numéro valide devient obligatoire pour que les fournitures intracommunautaires soient détaxées. En d'autres termes, si un fournisseur omet d'indiquer le numéro d'identification TVA correct du client sur la facture, les marchandises ne seront pas exonérées de TVA dans l'État membre où les marchandises sont expédiées ; les taxes locales seront appliquées à la place. De plus, des amendes peuvent être imposées. Ainsi, même si ce numéro d'identification TVA obligatoire peut sembler être un petit changement, il peut avoir un impact financier significatif pour les entreprises qui font du commerce international de marchandises. »

Numéro d'identification TVA obligatoire : que devez-vous faire maintenant?

La modification de la directive européenne se traduit par un grand risque pour tout contribuable qui fait le commerce de biens dans l'UE : vous serez redevable du paiement de la TVA si les nouvelles conditions ne sont pas remplies. Alors, comment pouvez-vous vous préparer à cette « solution rapide TVA » à venir ?

« Alors que les entreprises vérifiaient les numéros de TVA principalement lors du listing, elles doivent maintenant s'assurer d'avoir le numéro correct lors de la création d'une commande client ou au plus tard lors de l'émission de la facture », explique Mohamed. « Cela signifie qu'ils doivent réorganiser leurs processus administratifs et de commandes, ainsi que leurs systèmes ERP. »

Quel est l'impact pour votre système ERP?

Que vous utilisiez SAP ou Microsoft Dynamics 365, vous devez vous assurer que votre système ERP capture les numéros d'identification TVA de vos clients et que les données de base sont tenues à jour et exactes. De plus, le système doit pouvoir vous aider à vérifier régulièrement si les numéros d'identification TVA de vos clients sont toujours corrects, en utilisant le portail VIES (VAT Information Exchange System) de la Commission européenne, et/ou avertir l'équipe logistique ou financière si elle prépare une commande client et/ou une facture qui ne comporte pas un numéro d'identification TVA (correct). 

Comment delaware peut-elle vous aider?

« delaware peut développer des solutions pour aider les clients dans ce domaine », affirme Mohamed. En ce moment, par exemple, nous construisons une interface pour l'un de nos clients qui connecte le site Web VIES avec une plateforme Dynamics 365, afin de vérifier automatiquement le numéro d'identification TVA sur le site Web VIES dès qu'une facture est établie. Une autre option est que le système vérifie automatiquement les données de base et fournit une liste des numéros non valides, par exemple à la fin de chaque journée. En fait, les possibilités sont multiples. Nous sommes heureux d'en discuter avec tous les clients qui souhaitent adapter leurs processus de transport de marchandises intracommunautaires et leur système ERP afin de se conformer à la nouvelle réglementation. En plus d'assurer la conformité, les changements ne manqueront pas de les aider à accroître leur efficacité. »

Curieux de savoir comment delaware peut vous aider à garantir le respect de la nouvelle règle de TVA ? Contactez votre chargé de clientèle delaware ou contactez-nous au moyen de notre formulaire de contact.