TOMRA Food verkort de verwerkingstijd van onkosten en verbetert de compliance met SAP Concur

TOMRA Food, met hoofdkantoor in Leuven, ontwerpt en produceert sensorgebaseerde sorteermachines en geïntegreerde post-harvest oplossingen voor de voedingsindustrie. Hun oplossingen worden geïnstalleerd bij voedselproducenten, verpakkers en verwerkers over de hele wereld. Met klanten en centra van uitmuntendheid, regionale kantoren en productielocaties in elke hoek van de wereld, reizen werknemers vaak - wat leidt tot een zwaar reis- en onkostenbeheerproces.

Inefficiënt onkostenbeheerproces

"De onkosten die tijdens de zakenreizen werden gemaakt, werden manueel ingediend, verwerkt en terugbetaald", legt Wim Vermeire, senior manager bij delaware uit. "Met zoveel mensen die zowel digitale als papieren bonnetjes en facturen indienden, was het moeilijk en tijdrovend om zicht te houden op de inkomende kosten. Bovendien waren de handmatige processen foutgevoelig. Last but not least was vooral het terugvorderen van binnen- en buitenlandse btw, met verschillende tarieven en belastingregels om aan te voldoen, ingewikkeld. Dat leidde tot grote achterstanden bij de verwerking van uitgaven en dus ook bij de betaling en terugvordering van btw." 

"Door het gebrek aan transparantie en de digitale mogelijkheden van ons vorige onkostenverwerkingssysteem liepen we in sommige gevallen een achterstand op van meerdere jaren. Diverse onkosten werden niet goed geregistreerd en ook niet tijdig gedeclareerd, waardoor we kwetsbaar werden voor compliance en btw-terugvordering", geeft Danielle Gidley, finance manager België & Nederland bij TOMRA Food, toe.

Ontvangsten gescand en ingediend via smartphone

Overtuigd dat de reiskosten processen een complete revisie nodig hadden, gingen Danielle en haar team op zoek naar een nieuwe tool. SAP en TaxBack International, een toonaangevende leverancier van oplossingen voor btw-compliance, -terugvordering en -betaling, stelden voor om SAP Concur en zijn mobiele app te gebruiken om het hele onkostenbeheerproces te stroomlijnen.

 "Om werknemers snel te kunnen vergoeden en btw terug te vorderen, moet je correct ingevulde en snel ingediende onkostendeclaraties van werknemers hebben en moet je bonnetjes snel kunnen matchen met de kosten. Dat was een van de grootste pijnpunten van TOMRA Food," vervolgt Wim. "SAP Concur heeft een gebruiksvriendelijke mobiele app waarmee reizigers met hun smartphone een foto van hun bonnetje kunnen maken. Het systeem herkent automatisch relevante informatie zoals bedrag en datum en de uitgave wordt direct in de onkostennota ingevoerd. De oplossing was precies wat TOMRA Food nodig had."

Langdurig partnerschap

SAP riep de hulp in van delaware om SAP Concur te implementeren. Wim legt uit waarom: "Onze collega's van delaware Digital zijn niet alleen een vertrouwde SAP-partner, maar werken ook al geruime tijd nauw samen met TOMRA Food. TOMRA is altijd tevreden geweest over de oplossingen, expertise en diensten die wij bieden. Ze waren dan ook enthousiast om hun krachten te bundelen met ons inkoopteam voor het SAP Concur project."

SAP en delaware startten het project begin 2020 - net voordat de Covid-19 crisis toesloeg. "Hoewel de pandemie het zakenreizen tot stilstand bracht, aarzelde TOMRA Food niet en ging door met het project om er zeker van te zijn dat ze klaar zouden zijn op het moment dat het zakenreizen hervat zou worden", herinnert Wim zich. delaware stelde een intern team samen om de reikwijdte te bepalen, de tool te implementeren en training op afstand te geven.

Reiskostenbeleid als uitgangspunt

Na zes maanden was SAP Concur operationeel in België en het projectteam heeft de tool intussen ook in Nederland uitgerold. De goede voorbereiding van TOMRA was een van de sleutels tot de vlotte implementatie, zegt Wim: "Meer dan het implementeren van een tool, gaat dit project over het definiëren van een reiskostenbeleid: het definiëren van een aanvaardbare kost, welke uitgaven kunnen worden terugbetaald, hoe moeten ze worden aangerekend, enz. TOMRA Food had hierin goed werk geleverd, waardoor het voor ons eenvoudig was om SAP Concur te configureren."

Duidelijke verbeteringen over de hele linie

SAP Concur heeft het leven van TOMRA's financiële team makkelijker gemaakt, terwijl reizigers blij zijn met snelle terugbetalingen en minder papieren administratie, legt Danielle uit: "Onze mensen hoeven niet langer elke uitgave die ze doen in spreadsheets bij te houden. Ze maken onderweg gewoon een foto van hun bonnetje en vullen wat extra informatie in - allemaal op hun smartphone. SAP Concur maakt vervolgens gebruik van machine learning om automatisch kostenposten te herkennen, inkomende creditcardtransacties te koppelen en uitgaven toe te wijzen aan vooraf gedefinieerde categorieën, waarna verwerkte onkostendeclaraties ter goedkeuring naar de betreffende managers worden gestuurd."

"Bovendien kunnen onkosten nu overal ter wereld worden ingediend en goedgekeurd. Voorheen moest dit op kantoor gebeuren, wat een andere reden was voor de grote achterstand. Dankzij deze nieuwe vlotte workflow worden werknemers veel sneller terugbetaald. Al met al zorgt het hele proces in combinatie met de aanpasbare rapportagetools voor meer inzicht in de uitgaven - wat ons helpt de kosten onder controle te houden."

Naleving van BTW-regelgeving gemakkelijk gemaakt

Last but definitely not least, SAP Concur maakt compliance veel eenvoudiger. "We lieten TaxBack een handmatige BTW-controle uitvoeren op de oude uitgaven vóór Concur, en ons nalevingspercentage was slechts 10%. Binnen de eerste maanden na het gebruik van Concur, schoot dit omhoog naar 40%," zegt Danielle. "Het is nu veel eenvoudiger om BTW op inkopen terug te vorderen. Dankzij de btw- en controleregels die we hebben ingesteld, identificeert de software automatisch voor btw in aanmerking komende uitgaven, valideert de bonnetjes en vordert automatisch de btw terug. Handmatige controles of wijzigingen zijn alleen nodig in het geval van uitzonderingen. Bovendien heeft Taxback directe toegang tot Concur, wat het administratieve proces verlicht en ons tijd en geld bespaart. En omdat wijzigingen in de internationale btw-regels nu automatisch beschikbaar zijn in SAP Concur Expense door een update van TaxBack, hoeven we dat zelf niet meer bij te houden.

Kortom, SAP Concur is echt een grote stap vooruit voor ons bedrijf en we kijken er naar uit om weer met delaware samen te werken voor verdere roll-outs in andere TOMRA entiteiten."

De delaware touch

delaware is nu een officiële SAP Concur reseller in België en implementeert momenteel SAP Concur voor verschillende klanten. "Onze experts zijn vertrouwd met financiële bedrijfsprocessen, die ze combineren met meer technische SAP en SAP Concur expertise. Dat betekent dat ze goed gepositioneerd zijn om bedrijven van elke omvang te helpen hun reis- en onkostenprocessen opnieuw vorm te geven - om tijd en kosten te besparen en tegelijkertijd de compliance te vereenvoudigen", besluit Wim.

Klaar om uw handmatige onkostenprocessen in te ruilen voor slimme automatisering?