Slim winst boeken met P2P-automatisering

Door: Karim el Gamal, Senior Ariba Consultant bij delaware

           Kristof Troch, SAP-specialist bij delaware

Purchase to Pay (P2P) is het totale inkoopproces van een bedrijf. Het bestaat uit een strategisch en een operationeel inkoopdeel. Het strategische deel richt zich op het beheren van uitgaven, contracten en leveranciers. Het operationele deel omvat de dagelijkse activiteiten omtrent bestellingen, ontvangst, facturen.

Bekijk ook de replay van de sessie over P2P-automatisering die plaatsvond tijdens de delaware discover week in oktober 2020.

Operationele inefficiëntie gaat ten koste van strategisch beleid

Veel bedrijven kampen met uitdagingen op het gebied van strategische en operationele inkoop. Bedrijven die gegroeid zijn door acquisitie kampen bijvoorbeeld met een gebrekkig overzicht van hun totale uitgaven. Terwijl deze informatie juist onmisbaar is voor het maken van strategische keuzes voor de toekomst. Een veelvoorkomende operationele uitdaging die we in de praktijk zien, is onvolledige of incorrecte inkoopinformatie die vertragingen en problemen veroorzaakt later in het proces.

Het is belangrijk om de operationele uitdagingen te analyseren en op te lossen zodat je meer tijd kunt besteden aan strategisch beleid om inkoop naar een hoger niveau te tillen.

Ontdek verbeterpunten met process mining

Een manier om te ontdekken waar je jouw operationele inkoopprocessen kunt verbeteren is proces mining, het visualiseren en objectiveren van een totaalproces. Wanneer je de probleemgebieden hebt ontdekt, is het zaak om de informatie-uitwisseling op die vlakken te verbeteren. Dat kan door deze te digitaliseren en betere controles in te bouwen. Door orders en documenten in hoge mate te digitaliseren, verklein je immers de kans op fouten en neemt het aantal overbodige handelingen af. Bijvoorbeeld met automatische documentherkenning, een volledig touchless invoicingproces of zelfs de toepassing van robotgestuurde procesautomatisering (RPA). Diverse softwaretools kunnen je helpen processen efficiënter in te richten met dit soort oplossingen.

Digitaal leveranciersnetwerk

Een zeer efficiënt middel om je inkoop te verbeteren is aansluiten op een digitaal leveranciersnetwerk, zoals SAP Ariba. Hierin kun je digitaal samenwerken met miljoenen aangesloten bedrijven. In het netwerk kun je inkooporders, orderbevestigingen en bijbehorende facturen digitaal uitwisselen. Daarnaast biedt het een centraal inkoopsysteem waarin je informatie over inkoopinitiatieven gestructureerd verzamelt op één plek.

Door business rules op te stellen in het systeem, dwing je bovendien af dat afspraken in het centrale inkoopsysteem volledig en concreet worden vastgelegd. Met die regels kun je het aantal incorrecte en onvolledige facturen tot een minimum beperken.

Ook leveranciers profiteren van een digitaal netwerk

Niet alle leveranciers zullen zich aansluiten op het netwerk. Bepaalde informatiestromen vanuit leveranciers zullen dus op een andere manier binnenkomen, bijvoorbeeld niet digitaal. Ook voor die stromen is het zaak om die alsnog op een goede manier op te nemen in je procurement flow, bijvoorbeeld met een vendor invoice management systeem. Maar ook voor je leveranciers heeft een digitaal leveranciersnetwerk veel voordelen.

Met slechts één account kunnen zij zakendoen met alle klanten in het netwerk. Het netwerk biedt oplossingen voor efficiënt beheer van digitale catalogi en het maken van connecties met webshops. Leveranciers hebben daarnaast directe inzage in de status van hun facturen en facturen worden vaker op tijd betaald. Bovendien kunnen zij zelf bepalen in welke mate ze hun eigen systemen willen laten praten met het netwerk.

Een soepele inkoopstroom

Over het algemeen geldt: maak je inkoopproces zo eenvoudig en eenduidig mogelijk en automatiseer waar mogelijk. Zo zorg je dat jouw inkoopafdeling zoveel mogelijk administratieve taken kan loslaten en zich kan richten op strategische activiteiten die écht waarde toevoegen.

Meer weten over de manier waarop jouw organisatie winst kan boeken met inkoopautomatisering? Bekijk het webinar.