Zo optimaliseer je bedrijfsprocessen voor een toekomstbestendige projectorganisatie

07 05 2024

Wil je jouw projectorganisatie futureproof maken? Dan zijn diepgaande inzichten in data, systemen en processen essentieel. Alleen dan kun je problemen, kansen en optimalisaties tijdig identificeren. Maar hoe verzamel je die benodigde inzichten? In deze blog vertellen we je daar meer over en laten we zien wat er komt kijken bij het creëren van een toekomstbestendige projectomgeving.

Efficiënt werken wordt steeds crucialer

Met de huidige krapte op de arbeidsmarkt is het steeds moeilijker om voldoende (vakbekwame) mensen te vinden. Hierdoor duurt het soms lang voordat vacatures worden opgevuld en blijven werkzaamheden liggen. Dit kan jou als organisatie veel geld kosten. Huidige medewerkers krijgen er vaak meer taken en verantwoordelijkheden bij, waardoor er minder focus ligt op datgene waar hun expertise ligt. Hierdoor daalt de kwaliteit van de producten of diensten die je levert. Bovendien komt de werkdruk hoger te liggen, wat meer verzuim of zelfs uitval tot gevolg kan hebben.

Het optimaliseren van bedrijfsprocessen wordt daarom steeds belangrijker. Door efficiënter te werken, vang je dit soort problemen makkelijker op en ben je in staat jouw klanten nog steeds de juiste kwaliteit te bieden. Inzicht speelt daarbij een essentiële rol.

Het belang van inzicht in je projectomgeving

Binnen je projectomgeving komen behoorlijk wat processen en vraagstukken samen: resourceplanning, financiële- en klantenadministratie, operations, servicevraagstukken, maar ook verschillende marketingoplossingen. Ieder onderdeel vraagt om specifieke oplossingen en tools om ze goed te kunnen uitvoeren of om data uit te kunnen verzamelen. En daar zit de grootste uitdaging, want wanneer deze oplossingen niet goed op elkaar zijn afgestemd, kan er snel een gebrek aan inzicht ontstaan. Dit kan vervolgens leiden tot inefficiënties, vertraging in je werkzaamheden en slechtere kwaliteit van je producten of diensten. Zo kan het zonder een geïntegreerd overzicht van resourcebehoeften en -beschikbaarheid lastig zijn om de juiste mensen en middelen toe te wijzen aan specifieke taken, wat resulteert in langere projectduur en verhoogde kosten. Ook wordt het lastig om realtime inzicht te verkrijgen in de voortgang van projecten. Dit bemoeilijkt het tijdig bijsturen van processen en kan resulteren in inefficiënties en vertragingen.

Projectprocessen verbeteren met inzichten

Het optimaliseren van bedrijfsprocessen zorgt ervoor dat inefficiënties tijdig worden geconstateerd en vervolgens geoptimaliseerd kunnen worden. Zo zorgt het optimaliseren van resourceplanning en real-time inzicht in projectplanning ervoor dat je zo efficiënt mogelijk met je resources omgaat en tijdig projecten kunt bijsturen. Op deze manier voorkom je vertragingen in je project.

Het stroomlijnen van processen, teams en tools zorgt er dus voor dat de algehele prestaties van projecten verbeteren doordat er efficiënter wordt gewerkt. Het zorgt voor skill-based planningen, waarbij de juiste mensen op het juiste moment worden ingezet en voorkomt dat er extra mensen nodig zijn of dat er onnodig overlap ontstaat, wat dubbel werk oplevert. Bovendien kan er beter worden geanticipeerd op veranderingen, waardoor problemen proactief kunnen worden aangepakt. Dit levert je organisatie dus zowel hogere productiviteit en betere projectresultaten op, als lagere kosten.

Inzichten verzamelen, analyseren en benutten

Om bedrijfsprocessen te optimaliseren en met elkaar te stroomlijnen, is het analyseren van data essentieel. Toch is dit soms lastig als je werkt met een wirwar aan losse systemen en applicaties, waardoor data al snel versnipperd raakt door de hele organisatie. Gelukkig zijn er tegenwoordig moderne technologische oplossingen om al deze informatie samen te brengen tot ‘one single source of truth’, zoals Microsoft Dynamics 365.

Door ongestructureerde informatie uit bijvoorbeeld e-mails, documenten, presentaties en aantekeningen samen te brengen met gestructureerde informatie vanuit finance, marketing, sales en klanten, ontstaat er een geïntegreerd fundament voor alle bedrijfsprocessen. Het samenbrengen van deze verschillende informatiestromen op één platform zorgt ervoor dat data beter kan worden geanalyseerd. Hierdoor zijn problemen en inefficiënties sneller op te sporen en kunnen projectprocessen geoptimaliseerd worden aan de hand van data-gedreven beslissingen.

Het pad naar een toekomstbestendige projectomgeving

Een toekomstbestendige projectorganisatie is in staat zichzelf continu te verbeteren met behulp van datagedreven innovatie door inzicht in data en bedrijfsprocessen. Wanneer je jouw projectorganisatie wil klaarstomen voor de toekomst, is het opzetten van robuuste dataverzamelings- en analyseprocessen dus essentieel. Door één ecosysteem te creëren zorg je ervoor dat verschillende systemen, afdelingen en teams beter met elkaar gaan ‘praten’ en elkaar versterken.

Bovendien zorgen cloud-based oplossingen, zoals Microsoft Dynamics 365, ervoor dat alles op ieder moment en voor de juiste mensen bereikbaar is, zelfs op locatie. Denk aan speciale apps voor smart devices, waarmee informatie over reistijden van chauffeurs automatisch wordt doorgezet naar het resourceplanningsysteem of waarin monteurs opdrachtinformatie kunnen invoeren op locatie.

Daarnaast wordt AI steeds belangrijker als het gaat om het futureproof maken van een projectorganisatie. Zo zorgt Copilot van Microsoft Dynamics 365 er bijvoorbeeld voor dat steeds meer processen kunnen worden geautomatiseerd of automatisch worden geoptimaliseerd. Denk aan het maken van efficiënte en skill-based planningen of het meedenken bij vervolgstappen in de customer journey door automatische herinneringen voor terugbelverzoeken te versturen.

Over delaware

Om een toekomstbestendige projectorganisatie op te zetten, is het cruciaal om bedrijfsprocessen te stroomlijnen en efficiënter te maken door middel van digitale transformatie. Omdat dit overweldigend kan zijn, staan we bij delaware klaar om je hierbij te helpen. Dat doen we met zowel consultancy en begeleiding bij integratie, als met trainingen op locatie voor key-users en eindgebruikers. Bovendien bieden we slimme oplossingen als SmartLink: ons Integration Platform as a Service (iPaaS). Met SmartLink kun je naadloos al je applicaties integreren met het Microsoft ecosysteem, waardoor belangrijke data op veilig wordt ontsloten en je organisatie echt vooruit kan.

Meer weten?

Meer weten over hoe je jouw bedrijfsprocessen kunt optimaliseren en een efficiëntieslag maakt voor een toekomstbestendige projectorganisatie? Plan dan een vrijblijvende afspraak met ons in om samen de mogelijkheden te bespreken van het Microsoft Dynamics 365 ecosysteem. 

get in touch

Gerelateerde content