Slimmer documentbeheer: 3 AI-features die de logistieke sector transformeren

01 08 2024

In de logistieke sector is efficiënt documentbeheer cruciaal. Van vrachtbrieven en leveringsbonnen tot douaneformulieren en facturen, de hoeveelheid documenten die dagelijks moet worden beheerd is enorm. Bovendien hebben chauffeurs altijd en overal toegang nodig tot deze belangrijke documenten. Een document managementsysteem (DMS) kan al veel voordelen bieden, zoals verbeterde traceerbaarheid en gestroomlijnde samenwerking.

Maar wat nu als je je DMS nóg slimmer en efficiënter voor je kunt laten werken? De komst van AI-based documentmanagement opent een nieuwe wereld van mogelijkheden. In deze blog lees je 3 manieren waarop AI je DMS intelligenter maakt.

De voordelen van een DMS voor de logistieke sector

Centraal documentmanagement, waarbij alle informatie te raadplegen is via één platform, schept orde in de chaos en structureert processen. Een DMS biedt logistieke bedrijven veel voordelen, waaronder:

  1. Het nauwkeuriger kunnen bijhouden van informatie voor kwaliteitscontrole en een betere traceerbaarheid;
  2. Een gestroomlijnde samenwerking: niet alleen intern maar ook met partners, doordat men documenten eenvoudig kan delen;
  3. Iedereen in je supply chain - denk aan chauffeurs, salescollega’s en logistieke medewerkers - hebben overal en op elk apparaat toegang tot de juiste informatie.
  4. Het beter kunnen naleven van steeds strenger wordende wet- en regelgeving en normen, en het automatiseren van compliance-processen;

Maar eerlijk is eerlijk: ook al heb je een DMS, dan nog krijg je te maken met een grote berg aan informatie. Ook al zijn bepaalde documenten nog zo belangrijk – chauffeurs hebben tijdens hun rit geen tijd om tientallen ellenlange documenten letter per letter na te lezen.

Ook al zijn bepaalde documenten nog zo belangrijk – chauffeurs die onderweg zijn hebben tijdens hun rit geen tijd om tientallen ellenlange documenten letter per letter na te lezen. AI kan ervoor zorgen dat zij informatie op een andere manier kunnen benaderen en sneller vinden.
Jeroen Gieteling, Information Management Manager, delaware

AI-features binnen een documentmanagementsysteem

AI kan ervoor zorgen dat mensen informatie op een andere manier kunnen benaderen. Dus nee, AI is niet alleen interessant voor studenten die hun scriptie op de laatste dag nog moeten schrijven of voor je moeder die een nieuw recept voor een citroentaart zoekt... Ook binnen documentbeheer in de logistieke sector speelt AI een cruciale rol. AI-features kunnen de werking en efficiëntie van documentbeheer in een DMS sterk optimaliseren. De volgende drie voorbeelden laten zien hoe.

  1. Processen automatiseren en optimaliseren
    Nu denk je misschien: een goed ingericht DMS zorgt er toch al voor dat processen geoptimaliseerd worden? Klopt, maar AI kan geautomatiseerde workflows creëren voor goedkeuringen, revisies en distributie van documenten, orderverwerking en voorraadbeheer, waardoor processen nóg sneller en efficiënter verlopen.
    Een voorbeeld: Een vrachtwagenchauffeur komt ’s ochtends vroeg aan op zijn bestemming om bouwmaterialen te leveren, maar er is nog niemand aanwezig om zijn levering goed te keuren en te ondertekenen. Via zijn app vult hij dan een formulier met een aantal velden in, en voegt hij foto’s van de levering toe. Dankzij AI wordt er daarna een workflow in gang gezet waarbij de verantwoordelijke een notificatie ontvangt, de levering goedkeurt en er daarna automatisch een factuur naar de finance afdeling wordt verstuurd. Zo simpel kan het zijn!
  2. Intelligent extraheren van informatie
    Voorheen moesten medewerkers maar net weten welke zoektermen ze moesten ingeven om de juiste documenten te vinden. Dankzij AI wordt het mogelijk om in hun eigen taal een vraag te stellen. Bijvoorbeeld: Ik heb een order van klant X, welke documenten horen hierbij? AI begrijpt de vraag, ook al wordt niet letterlijk de juiste zoekterm ingegeven. Wanneer medewerkers op deze manier zoeken, krijgen ze onmiddellijk een overzicht met de juiste documenten. 
  3. Real-time beantwoorden van vragen over documenten
    De kracht van AI is daarnaast dat mensen als het ware kunnen ‘praten’ met documenten. AI-geïntegreerde chatbots kunnen vragen over documenten in real-time beantwoorden. Het is mogelijk om vragen te stellen, bijvoorbeeld waar de informatie die men zoekt in het document staat. Zo hoeft een logistiek medewerker die informatie zoekt over een bepaalde order geen rapport van driehonderd pagina’s door te spitten, maar komt hij meteen uit bij het juiste stukje informatie. De AI-chatbot kan deze informatie snel verstrekken, zonder menselijke tussenkomst. Dit zorgt voor een efficiëntere manier van werken en ondersteunt snellere besluitvorming op de werkvloer. 
    Door deze drie AI-features te integreren in je DMS verbeter je de efficiëntie van je documentbeheer en verhoog je de snelheid om toegang te krijgen tot informatie, waardoor je je operationele kosten verlaagt en de kwaliteit van je dienstverlening verbeterd.

Door deze drie AI-features te integreren in je DMS verbeter je de efficiëntie van je documentbeheer en verhoog je de snelheid om toegang te krijgen tot informatie, waardoor je je operationele kosten verlaagt en de kwaliteit van je dienstverlening verbeterd.

Meer weten over AI-based documentmanagement?

Ben je benieuwd naar wat AI-based documentmanagement jouw organisatie kan opleveren? Aarzel niet om contact met ons op te nemen. We helpen je graag verder.

get in touch

Gerelateerde content