Optimisez vos coûts avec le modèle de licence cloud de SAP

13 janvier 2025

Alors que SAP passe à des logiciels basés sur le cloud, l’entreprise a formalisé son modèle de licence. Traditionnellement, les clients de SAP pouvaient acheter des licences en fonction du nombre d’utilisateurs ou du type de fonctionnalités nécessaires. Désormais, le modèle évolue davantage vers un système d’abonnement. Celui-ci est géré par le client, et l’utilisation est mesurée instantanément et en continu. Cette formalisation influence la manière dont vous gérez les autorisations des utilisateurs et, par conséquent, les coûts des licences. Bien qu’elle offre flexibilité et évolutivité, la gestion des licences devient également plus complexe. Prévenir une augmentation des coûts constitue un défi, et la conformité en est un autre. Cet article explore en détail l’approche de SAP en matière de licences Cloud et explique pourquoi il pourrait être judicieux de faire appel à des experts pour vous accompagner dans cette transition.

Quoi de neuf dans les licences SAP ?

Le modèle de licence formalisé de SAP pour le Cloud est très différent du modèle classique de “Named User” auquel de nombreuses organisations étaient habituées. Auparavant, les licences étaient liées au nombre d’utilisateurs dans le système, et les coûts dépendaient des types d’utilisateurs. Dans le nouveau modèle, les licences sont basées sur des « Équivalents d’Utilisation Complète » (FUE). Les FUE reflètent l’accès réel et les autorisations au sein du système. Désormais, les entreprises sont facturées en fonction des permissions utilisateur, même si ces permissions ne sont pas activement utilisées.

Le modèle de logiciel en tant que service (SaaS) permet aux utilisateurs d’adapter et de configurer leurs licences en fonction de leurs besoins. C’est un peu comme passer d’un compte Netflix individuel avec une basse résolution à un compte partagé avec une haute définition. Tout comme l’ancien modèle SAP sur site, le modèle Cloud permet aux entreprises de personnaliser l’accès à SAP en fonction des rôles et des autorisations. Une gestion efficace peut permettre de réduire les coûts, mais de nombreux écueils attendent ceux qui s’y prennent mal.

Pourquoi SAP a changé son modèle de licence

Voici les principales raisons pour lesquelles SAP a changé son modèle de licence :

Ce changement soutient l’initiative appelée « RISE with SAP ». Elle regroupe divers services SAP en un seul package, facilitant ainsi l’adoption de la technologie cloud pour les entreprises. 
De nouvelles lois, comme la directive NIS2 de l'UE, exigent des contrôles plus stricts sur l'accès aux données. Vous devez désormais définir et limiter les rôles des utilisateurs. Et, plus important encore, vous devez garantir que seules les personnes autorisées peuvent accéder aux informations sensibles.
Un grand pouvoir implique une grande responsabilité. Avec la numérisation croissante des données et des processus, le risque associé à un accès non restreint augmente. C’est pourquoi un contrôle d’accès plus strict est essentiel pour protéger les données sensibles de votre entreprise. Cependant, avec la transition vers des systèmes basés sur le cloud, le suivi des autorisations devient complexe. Définir des limites claires est désormais plus crucial que jamais.

Complexe et potentiellement coûteux

Un défi complexe de ce modèle est que même un accès minimal à un niveau d'autorisation coûteux peut entraîner la facturation d'une licence avancée. Par exemple, si un utilisateur dispose à la fois des permissions "Self-Service" et "Advanced", le système applique la licence "Advanced", plus onéreuse, pour calculer les coûts. Même un petit changement peut faire pencher la balance et avoir un impact significatif, surtout s'il affecte un grand nombre d'utilisateurs. Les entreprises doivent donc surveiller attentivement les autorisations de chaque utilisateur et attribuer uniquement les permissions nécessaires, tout en mettant en place un processus clair pour gérer et mettre à jour ces autorisations.

Le modèle divise les utilisateurs en quatre catégories principales pour l'environnement de production et une catégorie pour l'environnement de développement :

Utilisateurs basiques avec un accès limité aux fonctions principales. Ils nécessitent la licence la moins coûteuse.
Utilisateurs ayant accès à davantage de fonctionnalités et de processus essentiels. Leur coût est supérieur à celui des utilisateurs en libre-service, soit 1/5 de FUE.
Ils disposent d’un accès étendu. Ils couvrent la plupart des fonctionnalités de SAP et coûtent 1 FUE.
Ils disposent d’un accès développeur aux programmes. Leur coût s’élève à 2 (!) FUE.

Bon à savoir : ces règles de licence s'appliquent à tous les clients du système, et pas seulement au client principal de production (à des fins productives) ou au client de personnalisation (à des fins de développement).

Sans une surveillance rigoureuse, les entreprises risquent de surattribuer les droits d'accès. La complexité des rôles et leur chevauchement rendent souvent difficile la correspondance entre les autorisations et les besoins réels.

Risques d'une mauvaise gestion

Permissions obselètes

Si les employés changent fréquemment de département ou de rôle, les autorisations ne sont pas toujours mises à jour. C'est l'une des principales causes d'une gestion incohérente des utilisateurs et des autorisations. Sans processus structuré pour les nouveaux arrivants ou les départs, cela peut rapidement entraîner une augmentation significative des dépenses liées aux licences.

Violations de conformité

Sans une structure claire, vous risquez de ne pas respecter les règles de conformité, en particulier dans les secteurs fortement réglementés. Cela pourrait exposer votre entreprise à des amendes ou à d'autres conséquences juridiques.

Risques de sécurité accrus

Un accès non restreint augmente le risque de violations de données et de fraudes. Les utilisateurs non autorisés ayant accès à des informations sensibles représentent un danger. Cela est particulièrement problématique lorsque les autorisations ne sont pas activement surveillées.

Le rôle d’une expertise spécialisée

Si vous êtes habitué à des modèles de licence plus simples et statiques, le modèle dynamique et formalisé de SAP peut sembler déroutant. Ce dont vous avez besoin, c'est d'une stratégie d'autorisation efficace. C'est là que l'expertise spécialisée devient inestimable.

Une société de conseil spécialisée dans les licences SAP peut vous offrir un soutien sur mesure. Tout au long du processus, elle peut vous accompagner dans les domaines suivants :

Évaluation initiale : Les experts peuvent vérifier les autorisations, analyser les rôles des utilisateurs et définir une base de référence pour les besoins de votre organisation. En comprenant les rôles de votre entreprise et leurs besoins en matière d'accès, vous pourrez attribuer les licences de manière plus efficace et éviter des coûts élevés.
Conception de la stratégie d'autorisation : Un élément clé de l'optimisation des licences SAP consiste à concevoir une stratégie d'autorisation. Celle-ci doit être alignée sur les besoins réels des utilisateurs. Cela garantit que seules les autorisations nécessaires sont accordées, ce qui permet de réduire les dépenses inutiles.
Mise en œuvre et support continu : La gestion des autorisations n'est pas un événement ponctuel, elle nécessite un suivi permanent. Les cabinets de conseil peuvent mettre en œuvre les meilleures pratiques, automatiser l'attribution des rôles (par exemple, via Microsoft Entra) et auditer régulièrement la conformité.
Optimisation des coûts : Les consultants peuvent identifier les utilisateurs disposant d'autorisations excessives. Votre entreprise peut réduire ses coûts de licences SAP en ajustant ces autorisations. Cela permettra de diminuer le nombre de vos FUE.

Conseils pour s'adapter au modèle de licence formalisé de SAP :

SAP propose des outils et des lignes directrices pour gérer les autorisations. Cependant, une stratégie efficace nécessite plus que des ajustements techniques. Voici quelques conseils pratiques pour les entreprises s'adaptant au modèle formalisé :

Demander un rapport STAR

La revue de confiance des autorisations S/4HANA (STAR) vous offre un aperçu des gains rapides possibles. Elle simule également le nombre de FUE nécessaires en production si ces améliorations étaient mises en œuvre.

Utilisez les outils de reporting de SAP

SAP dispose de rapports intégrés, tels que USMM et Object Analyzer, pour vous aider à analyser vos licences actuelles et les ajuster. Ces outils permettent de mettre en évidence les écarts entre les autorisations attribuées et les besoins réels.

Examinez régulièrement les autorisations

Vérifiez fréquemment les autorisations, surtout après des changements de rôle, pour éviter des coûts supplémentaires liés aux licences. Cela permet d'éviter de payer des FUE inutiles.

Obtenez le soutien d'experts dès aujourd'hui.

Naviguer dans le modèle de licence de SAP nécessite bien plus que des connaissances techniques. Cela requiert une approche stratégique, adaptée aux besoins uniques de votre entreprise. Une mauvaise gestion des licences peut rapidement entraîner une augmentation des coûts et des problèmes de conformité. Bien faire les choses permet d’éviter des tracas pour les départements financiers et informatiques.

Si vous recherchez un partenaire de confiance pour cette transition, delaware est là pour vous. Nous vous accompagnons dans l’évaluation, la stratégie, la mise en œuvre et la maintenance. Nous pouvons optimiser vos autorisations SAP afin de garantir la conformité et de maîtriser les coûts liés aux licences..