C'est le moment de révolutionner le processus de clôture financière

Finaliser les comptes avec précision et rapidité est plus crucial que jamais, car les organisations s'appuient sur les données pour prendre des décisions éclairées et planifier l'avenir. Pourtant, dans la pratique, ce processus reste tout aussi sujet aux erreurs et chronophage qu'il l'a toujours été. Le travail manuel excessif engendre des inefficacités et des erreurs, tandis que les données dispersées provoquent des incohérences. En plus de générer du stress – et parfois même un épuisement professionnel – au sein des équipes financières, cela érode également la confiance de la direction.

Adoptez une vision globale de la comptabilité et du contrôle

Bien qu'il n'existe peut-être pas de méthode simple pour clôturer les comptes financiers, il est possible d'atténuer le stress et la frustration associés à ce processus, affirme Joseph Taymans, manager en transformation des affaires et de la finance chez delaware.

Il insiste sur l'importance d'adopter une vision globale du flux de travail financier, de bout en bout : « La clôture financière n'est qu'une étape dans un processus long et continu. C'est une phase cruciale qui dépend de nombreux processus opérationnels. C'est pourquoi il est essentiel d'optimiser l'ensemble du flux avec les parties prenantes de l'entreprise (RH, ventes, marketing, gestion des produits, etc.), tout en prenant en compte la connexion essentielle avec les dimensions budgétaires pour une meilleure gestion. »

« Bien que cela puisse sembler simple, nous rencontrons souvent des équipes où le processus de contrôle et de planification est isolé du processus de clôture. Cela génère des frustrations tant pour les équipes comptables que pour celles de planification. Sans un alignement suffisant, il devient impossible de produire des rapports corrects et, par conséquent, de fournir les orientations nécessaires à la direction générale. »  

« De plus, garantir la disponibilité et l'exactitude des données dépasse la responsabilité de l'équipe financière. Si un représentant commercial n'enregistre pas une transaction ou si un opérateur d'entrepôt ne scanne pas les marchandises entrantes, les comptables responsables de la clôture seront laissés à se démener à la fin du mois. »

Accélérez, améliorez et préparez-vous pour l’avenir

1. Introduisez des technologies pour optimiser le processus de clôture  

Les organisations devraient adopter des technologies telles que l’IA et l’apprentissage automatique pour optimiser le processus de clôture. De nombreux retards et complications liés à la clôture de fin de mois proviennent de tâches répétitives, manuelles et donc sujettes aux erreurs. Investir dans des solutions technologiques basées sur l’IA et l’apprentissage automatique permet d’automatiser ces tâches, augmentant ainsi considérablement l’efficacité et la précision. Alors que les capacités de ces technologies continuent d’évoluer, elles sont de plus en plus aptes à soutenir non seulement les activités transactionnelles, mais aussi les tâches stratégiques. Cette transformation permettra aux comptables de simplifier davantage les processus de clôture financière et donnera aux employés les moyens de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. 

2. Assurez la conformité et réduisez les risque

Une autre meilleure pratique à garder à l'esprit est la mise en place de procédures structurées tout au long de la chaîne de valeur financière. Cela est essentiel pour garantir des états financiers complets et précis, qui constituent, après tout, la base de toute clôture financière. 

Alors que la direction exige de plus en plus des informations immédiates sur les performances de l’entreprise pour prendre des décisions efficaces, les équipes financières sont appelées à surveiller et analyser les données financières en temps réel. Cela signifie que la comptabilité continue et la clôture continue se profilent à l’horizon.

Joseph : « Lorsque les équipes financières veillent au respect des normes comptables et procèdent à des révisions et réconciliations des données tout au long du mois, elles peuvent clôturer les comptes plus rapidement et avec précision. De plus, l'analyse des écarts permet de détecter les anomalies dès le début. Toutes ces étapes contribuent à réduire les risques de non-conformité et à accélérer la clôture financière tout en renforçant la confiance dans ce processus. »

3. Engagez-vous dans une amélioration continue

Une autre recommandation pour naviguer dans le monde instable d’aujourd’hui et créer de la valeur financière est que les services des DAF ne devraient pas seulement investir dans la technologie, mais aussi favoriser une culture d’amélioration continue et investir dans le perfectionnement des compétences de leurs équipes. Il sera essentiel non seulement de maîtriser les aspects financiers de la clôture, mais aussi de contrôler et de rendre compte des données non financières..  

Cela signifie que l'analyse de données devient essentielle dans le processus de clôture financière. Elle permet aux professionnels de la finance d'analyser de vastes volumes de données générées par les activités et processus financiers, d'identifier des tendances, des anomalies et des écarts, et, en fin de compte, de prendre de meilleures décisions. 

Joseph : « Une fois que vous commencez à améliorer le processus de clôture, les bénéfices s’accumulent de manière exponentielle, car la clôture financière est une tâche récurrente chaque mois. À chaque cycle, le processus devient plus rapide et fluide à mesure que les équipes s’adaptent, affinent leurs flux de travail et découvrent de nouvelles façons d’accroître leur efficacité. »

En perspective, la demande croissante des investisseurs, des régulateurs et des parties prenantes pour une plus grande transparence et responsabilité en matière d’Environnement, de Social et de Gouvernance (ESG) devient incontournable. Les DAF sont également attendus pour gérer les risques liés à l’ESG et pour rendre compte des données non financières de leur organisation, reflétant ainsi l’importance accrue de la durabilité et d’une gouvernance éthique.

4. Rationalisez la collaboration entre les départements et les équipes

Comme mentionné précédemment, l’ensemble de l’organisation joue un rôle dans l’accélération de la clôture financière. Par conséquent, la dernière meilleure pratique concerne la communication et la collaboration. Une mauvaise coordination entre les départements qui gèrent les données pertinentes pour la clôture financière peut nuire à la fois à la précision et à la rapidité. 

Joseph : « Lorsque les équipes des ventes, du marketing, de la gestion des produits et des RH fournissent des données à la finance dans des formats différents ou par divers canaux, les retards deviennent inévitables. Pour éviter cela, assurez-vous de maintenir la cohérence des données, des processus et des flux de travail. Une communication claire, des transactions bien documentées et des délais convenus sont essentiels pour une clôture financière sans stress."

Cloture financière: l'avenir commence aujourd'hui

Renforcez la confiance entre les équipes financières, la direction et les actionnaires