Optimisez votre organisation financière avec Microsoft Dynamics 365 : exemples concrets

« Au cours des dernières années, Microsoft a fait un grand pas en avant pour faire progresser ses applications d'entreprise, passant de l'ERP traditionnel à la nouvelle norme en matière de finances et d'opérations modernes », explique Laurens. « Tout récemment, ils ont annoncé une mise à jour majeure de Dynamics 365 pour la finance, qui se concentre sur la quantité croissante de données disponibles aujourd'hui. Plus que jamais, la plateforme comprend une intelligence qui aide les organisations à collecter et à comprendre les données. Ainsi, plus que de stimuler l'efficience et l'efficacité, Microsoft Dynamics 365 for Finance (D365FO) aidera de plus en plus les professionnels de la finance à fournir à la direction les données et les informations dont elle a besoin pour prendre des mesures. »

La valeur commerciale d'une nouvelle technologie comme D365FO diffère grandement d'une organisation à l'autre. Pourtant, ces exemples présentent des avantages évidents pour tout bureau financier : 

1. Optimisation des processus financiers

Il existe de multiples exemples de la manière dont D365FO contribue à optimiser les processus financiers. Les fonctions d'analyse intégrées, par exemple, ne se contentent pas d'optimiser le reporting, mais incluent même l'intelligence prédictive, qui s'appuie sur l'IA pour prédire avec précision, par exemple, quand les clients vont payer leurs factures. Cela aide l'équipe financière à accélérer de manière proactive les flux de trésorerie et à réduire le nombre de jours d'encours de vente.

Une fonctionnalité plus petite mais très pratique aide les finances à configurer les formats des documents électroniques entrants et sortants conformément aux exigences légales des pays où ils font des affaires. Par exemple, la fonctionnalité de localisation. En effet, pour la Belgique, l'outil intègre des fonctionnalités pour l'échange de documents CODA, la réglementation fiscale INTERVAT ou encore PEPPOL. Alors que par le passé, les équipes informatiques devaient personnaliser le logiciel pour intégrer les fonctions de localisation, chaque utilisateur professionnel peut désormais simplement configurer lui-même la plate-forme. Et lorsque la réglementation évolue, Microsoft intègre automatiquement ces changements dans ses mises à jour logicielles périodiques.

2. Automatisation des processus financiers

Microsoft Dynamics 365 automatise en grande partie un large éventail de tâches financières récurrentes assez simples qui sont sujettes à des erreurs et prennent beaucoup de temps à accomplir. La plateforme automatise, par exemple, le processus d'encaissement, non seulement en envoyant des rappels automatiques si une facture est en retard, mais aussi en intégrant des rappels de suivi dans Outlook.

« D365FO aide également à traiter les factures entrantes, une tâche souvent considérée comme l'une des plus fastidieuses au sein d'un département financier », explique Laurens. « D365FO aide à automatiser cette tâche en utilisant une solution OCR (reconnaissance optique de caractères) tierce. Lorsque vous recevez une facture au format PDF de votre fournisseur, le service OCR génère un document électronique et une interface standard accepte les métadonnées de l'en-tête et des lignes de la facture. Le logiciel fera ensuite correspondre la facture avec un bon de commande et, si aucune anomalie n'est trouvée, traitera automatiquement la facture. Les factures qui ne peuvent pas être traitées automatiquement apparaîtront dans l'espace de travail 'exception', permettant à l'équipe financière de se concentrer sur les cas où une action est nécessaire. »

« Un troisième exemple est le processus de clôture de la période financière, qui nécessite encore beaucoup de travail au sein de nombreuses organisations », poursuit Laurens. « D365FO centralise et gère la clôture financière de manière structurée, permettant aux utilisateurs de se concentrer et d'agir uniquement sur les exceptions. En outre, les tâches récurrentes peuvent être entièrement automatisées grâce aux fonctionnalités intégrées de Power Automate RPA (automatisation des processus robotiques), ce qui permet aux organisations financières non seulement de renforcer leur efficacité et leur efficience, mais aussi de créer une véritable valeur commerciale. »

3. Finances/contrôle de niveau supérieur

Microsoft a également beaucoup investi dans l'amélioration des capacités de comptabilité analytique en créant un grand livre de comptabilité analytique. Comme ce grand livre n'est pas lié à une entité, le module de comptabilité analytique permet aux entreprises d'examiner les données à une échelle véritablement mondiale. Se concentrer sur les centres de profit interentreprises plutôt que sur les entités juridiques est essentiel dans le contexte complexe et international actuel.

« En outre, D365FO comprend désormais une fonctionnalité d'affectation des prix, qui répartit automatiquement les recettes entre les divisions. La suite permet également aux utilisateurs de traiter des factures ou des paiements, d'effectuer des rapprochements, d'analyser des données et d'établir des rapports financiers, etc. pour plusieurs entités ou entreprises. En conséquence, les organisations ayant plusieurs entités ou activités peuvent clôturer leurs comptes beaucoup plus rapidement, fournir des rapports consolidés, augmenter leur rentabilité et assurer une conformité globale. »

4. Assurer une expérience utilisateur sans effort

Enfin et surtout, MS Dynamics 365 est facile à comprendre et à utiliser. « De l'interface utilisateur à l'outil d'analyse intégré, chaque fonctionnalité de MS Dynamics 365 a été développée pour offrir une expérience utilisateur sans effort », explique Laurens. « L'espace de travail est particulièrement pratique, par exemple : dès l'ouverture de la plateforme, les utilisateurs disposent d'un espace de travail clair, basé sur les rôles, qui contient tous les processus, données, rapports et liens dont ils ont besoin dans leur travail. Dans cet espace de travail - par exemple, le traitement du journal général, le crédit et le recouvrement des clients, la saisie des factures des fournisseurs, les paiements des fournisseurs, etc. - ils peuvent effectuer toutes leurs tâches sans avoir à passer d'une application à l'autre. »

« De plus, Microsoft a ajouté des fonctionnalités mobiles pour garantir une expérience unifiée entre les apps et les appareils. Ainsi, vous pouvez, par exemple, gérer votre processus d'approbation des factures ou saisir vos dépenses à tout moment, où que vous soyez et sur tous les appareils. »

Combiner l'expertise sectorielle et technologique

Avant d'investir dans un nouveau logiciel, il est essentiel de bien comprendre quelles sont les fonctionnalités qui seront les plus bénéfiques à votre fonction financière - puis de commencer à adopter les nouvelles fonctionnalités étape par étape. Laurens explique comment delaware peut vous aider : « Les responsables financiers doivent prendre des décisions pragmatiques sur la technologie à choisir et les processus à transformer. La familiarité avec la fonction financière ou la connaissance de la technologie Microsoft ne suffisent pas pour prendre ces décisions. Il faut un expert qui combine l'expertise métier et technologique pour vous aider à identifier les avantages que MS Dynamics 365 for Finance pourrait apporter et décider comment lancer la mise en œuvre. »