6 meilleures pratiques pour maîtriser et optimiser les dépenses indirectes

26 novembre 2024

finance

Êtes-vous conscient des coûts cachés dans votre organisation ? Les dépenses qui ne sont pas directement liées aux activités principales de l’entreprise passent souvent inaperçues, alors qu’elles peuvent représenter jusqu’à 40 % des dépenses totales. Il est temps de reprendre le contrôle de ces « dépenses indirectes », de les optimiser et de les transformer en une opportunité de croissance ! Découvrez comment les bons processus et outils peuvent faire toute la différence.

Des fournitures de bureau et de la maintenance aux opérations, au marketing et aux dépenses IT toujours croissantes : les dépenses indirectes englobent une large gamme de biens et de services. Ces coûts ne sont pas directement liés à vos opérations principales et peuvent sembler avoir un impact moins immédiat. Cependant, comme ils sont essentiels pour assurer le bon fonctionnement de votre entreprise, il est préférable de les suivre et de les maîtriser. Le défi ? Gérer efficacement les dépenses indirectes peut s’avérer compliqué.

Qu'est-ce qui rend la gestion des dépenses indirectes si complexe ?

« Les dépenses indirectes impliquent de nombreuses transactions entre différentes unités et départements de l’entreprise », explique Yves Thijs, expert en approvisionnement chez delaware. « En conséquence, les données sont dispersées entre les équipes, les fournisseurs et les systèmes. Si ces données ne sont pas consolidées, les équipes d’approvisionnement ont du mal à avoir une visibilité sur les coûts, à analyser les dépenses et à identifier les opportunités de réduction des coûts. »

« De plus, les coûts indirects varient considérablement, allant de dépenses importantes à des dépenses minimes, sont imprévisibles et impliquent souvent une large gamme de fournisseurs et de catégories de dépenses. Cela rend leur gestion, leur suivi et leur optimisation beaucoup plus complexes par rapport aux dépenses directes. »

De nombreuses raisons de commencer à gérer les coûts indirects

« C’est regrettable, » poursuit Yves, « car gérer les achats indirects apporte des avantages considérables, à commencer par des économies. En ayant une meilleure visibilité sur les catégories de dépenses, les équipes d’approvisionnement peuvent éliminer les redondances, consolider les achats, rationaliser leur portefeuille de fournisseurs et ensuite négocier de meilleurs tarifs et services. »

De plus, gérer les dépenses indirectes permet de rationaliser et de simplifier le processus d’approvisionnement, réduisant ainsi le temps et les ressources consacrés aux activités d’achat. Cela favorise également la collaboration entre les départements, améliorant ainsi l’efficacité globale.

Yves souligne également les avantages en termes de conformité accrue et de satisfaction des employés : « En mettant en place des procédures et des normes d’achat plus strictes, les entreprises peuvent réduire les risques de fraude, de non-conformité et les éventuels dommages à leur réputation. Pour les employés, disposer de processus clairs apporte confiance et sérénité, car ils savent qu’ils ont les outils et les ressources nécessaires pour remplir leurs missions de manière efficace et efficiente. »

Avec une meilleure visibilité sur les catégories de dépenses, les équipes d’approvisionnement peuvent éliminer les redondances, consolider les achats et rationaliser leur portefeuille de fournisseurs.

Yves Thijs, Manager Supply Chain Transformation, delaware

6 meilleures pratiques pour révéler la valeur cachée de vos dépenses indirectes

Prêt à commencer à transformer vos processus de gestion des dépenses indirectes ? Assurez-vous de combiner les processus, la technologie et les équipes tout au long du chemin, affirme Yves :

« Chez delaware, nous croyons que la véritable transformation ne se produit que lorsque la technologie fonctionne en synergie avec les processus et les personnes. »

En gardant cela à l’esprit, il recommande de :

Identifier les catégories de dépenses indirecte, analyser vos données de dépenses indirectes. Cela vous permettra de déterminer où va la majeure partie de votre budget et quels fournisseurs entraînent une augmentation des coûts.
Évaluez vos processus et habitudes d’approvisionnement existants pour identifier les opportunités d’amélioration et de simplification. Par exemple, vous pourriez éliminer les redondances dans les produits ou services, consolider les fournisseurs, affiner les flux de travail, nommer des ambassadeurs, etc.
Standardisez les processus d’approvisionnement à l’échelle de l’organisation pour garantir la cohérence et améliorer l’efficacité.
Élaborez une stratégie d’approvisionnement complète avec des objectifs clairs, des indicateurs de performance et un plan d’amélioration continue.
Impliquez vos employés dans le processus de changement. De nombreux employés contribuent aux coûts indirects, et le succès repose sur leur adhésion aux changements. Les impliquer dans ce processus en fera des ambassadeurs de la nouvelle structure, des politiques et de la culture que vous mettez en place.
Mettez en œuvre des solutions technologiques d’approvisionnement telles que l’automatisation procure-to-pay, l’e-procurement et les outils d’analyse des dépenses pour rationaliser les processus d’approvisionnement indirect

Chez delaware, nous croyons que la véritable transformation ne se produit que lorsque la technologie fonctionne main dans la main avec les processus et les personnes.

Yves Thijs, Manager Supply Chain Transformation, delaware

L'automatisation du processus procure-to-pay rationalise les opérations, réduit les erreurs et améliore la conformité.
Les solutions d’approvisionnement basées sur le cloud offrent évolutivité, flexibilité et accès en temps réel aux données d’approvisionnement, facilitant ainsi une meilleure gestion des dépenses.
Les outils d’analyse des dépenses fournissent des informations détaillées sur les habitudes de consommation, vous aidant à repérer les tendances, évaluer la performance des fournisseurs et identifier les domaines où réduire les coûts et améliorer l’efficacité.
L’apprentissage automatique et l’IA peuvent automatiser l’analyse des dépenses, classer et catégoriser les dépenses, et identifier des opportunités d’économies en reconnaissant les tendances et les anomalies.
L’analyse des mégadonnées améliore la visibilité sur les dépenses indirectes, permettant une prise de décision plus éclairée et un approvisionnement stratégique.

commencez à transformer vos processus dès aujourd’hui

En résumé, maîtriser les dépenses indirectes est un excellent moyen de réduire les coûts, d’optimiser les processus, de satisfaire toutes les parties prenantes et, par conséquent, de renforcer vos résultats financiers. Avec la bonne approche et les bons outils, les dépenses indirectes peuvent passer de coûts cachés à un levier de croissance. Commencez à examiner votre approche actuelle dès aujourd’hui !