De impact van AI op documentmanagement in de maakindustrie: 3 onmisbare features

De voordelen van een DMS voor maakbedrijven

Centraal documentmanagement, waarbij alle informatie te raadplegen is via één platform, schept orde in de chaos en structureert processen. Een DMS biedt maakbedrijven tal van voordelen, waaronder:

1. Integratie met CAD-systemen: updates in CAD-bestanden worden automatisch gesynchroniseerd met je DMS, wat consistentie en nauwkeurigheid garandeert; 
2. Iedereen in je supply chain heeft overal en op elk apparaat toegang tot de juiste informatie: dit zorgt voor verbeterde productiviteit, efficiëntie, traceerbaarheid én compliance;
3. Een gestroomlijnde samenwerking: niet alleen intern maar ook met partners, doordat men documenten eenvoudig kan delen;
4. Documentatie nauwkeuriger kunnen bijhouden voor kwaliteitscontrole en een betere traceerbaarheid;
5. Het beter kunnen naleven van steeds strenger wordende wet- en regelgeving en normen, en het automatiseren van compliance-processen;

In deze blog lees je hier meer over. Maar eerlijk is eerlijk: ook al heb je een DMS, dan nog krijg je te maken met een grote berg aan informatie. Ook al zijn bepaalde documenten nog zo belangrijk – chauffeurs hebben tijdens hun rit geen tijd om tientallen ellenlange documenten letter per letter na te lezen. 

AI kan hierbij helpen. AI zorgt er namelijk voor dat je informatie op een andere manier kunt benaderen. Dus nee, AI is niet alleen nuttig voor het snel in elkaar knutselen van een presentatie vlak voor de deadline of het creëren van een catchy social media post.

AI-features in een documentmanagementsysteem

De invloed van AI groeit ook in de maakindustrie, wat aanzienlijke voordelen biedt voor documentbeheer. AI-features kunnen de werking en efficiëntie van documentbeheer in een DMS sterk optimaliseren. De volgende drie voorbeelden laten zien hoe.

1. Processen automatiseren en optimaliseren

   Nu denk je misschien: een goed ingericht DMS zorgt er toch al voor dat processen geoptimaliseerd worden? Klopt, maar AI speelt een cruciale rol in het opzetten van geautomatiseerde workflows voor goedkeuringen, revisies, documentdistributie, orderverwerking en voorraadbeheer. Dankzij slimme gegevensverwerking maakt AI bestaande workflows nóg sneller en efficiënter. 

   Stel: een productiemedewerker ontdekt in de fabriek een beschadigd onderdeel. Voorheen zou hij handmatig een probleemrapport hebben opgesteld – een tijdrovend klusje. Nu scant hij de QR-code van het specifieke onderdeel, maakt een foto en vult een formulier in via de app. Dankzij AI worden de gegevens geanalyseerd, wordt er automatisch een incidentrapport gegenereerd en wordt de verantwoordelijke manager op de hoogte gebracht. De manager keurt het rapport vervolgens goed, er wordt een nieuwe werkorder aangemaakt en deze wordt doorgestuurd naar de logistieke afdeling. De kwaliteitsmanager ontvangt ook een melding voor verdere inspectie. Zo simpel kan het zijn!

2. Intelligent extraheren van informatie 

   Voorheen moesten medewerkers maar net weten welke zoektermen ze moesten ingeven om de juiste documenten te vinden. Dankzij AI wordt het mogelijk om in hun eigen taal een vraag te stellen. Bijvoorbeeld: Ik heb een order van klant X, welke documenten horen hierbij? AI begrijpt de vraag, ook al wordt niet letterlijk de juiste zoekterm ingegeven. Wanneer medewerkers op deze manier zoeken, krijgen ze onmiddellijk een overzicht met de juiste documenten. 

3. Real-time beantwoorden van vragen over documenten

   De kracht van AI is daarnaast dat mensen als het ware kunnen ‘praten’ met documenten. AI-geïntegreerde chatbots kunnen vragen over documenten in real-time beantwoorden. Het is mogelijk om vragen te stellen, bijvoorbeeld waar de informatie die men zoekt in het document staat. 

   Zo hoeft een productiemedewerker die informatie zoekt over een bepaalde order geen rapport van driehonderd pagina’s door te spitten, maar komt hij meteen uit bij het juiste stukje informatie. De AI-chatbot kan deze informatie snel verstrekken, zonder menselijke tussenkomst. Dit zorgt voor een efficiëntere manier van werken en ondersteunt snellere besluitvorming op de werkvloer.

Door deze drie AI-features te integreren in je DMS verbeter je de efficiëntie van je documentbeheer en verhoog je de snelheid om toegang te krijgen tot informatie, waardoor je je operationele kosten verlaagt en de kwaliteit van je dienstverlening verbeterd.