Gestion électronique de documents

Gestion électronique de documents

La gestion efficace de l'information

Est-ce facile pour vous de rendre accessible à vos employés des informations pertinentes d'une manière conviviale, logique et organisée ? 

Vos collaborateurs passent environ 9.3 heures par semaine à chercher de l’information ! delaware vous propose les bonnes solutions pour aborder sereinement ces changements stratégiques pour vos entreprises.

 

Pourquoi ?

Dans ce processus, il est important de trouver une réponse à ces 5 besoins :

  • Classement : une arborescence user friendly et une recherche intuitive
  • Accessibilité : un accès centralisé et sécurisé à vos documents
  • Collaboration : une identification des acteurs, et des actions effectuées
  • Traçabilité : un contrôle des opérations effectuées sur vos documents (consultation, modification, versioning)
  • Rationalisation et Optimisation des espaces de stockages 

Valoriser une information non-structurée :

  • Prendre en compte tout type de format de source d’information.
  • Améliorer la synergie entre les informations via les métadonnées.
  • Automatiser la classification de l’information.
  • Maîtriser et contrôler l’ensemble de la documentation liée à l’activité de votre entreprise

Une information centralisée et disponible :

  • Disposer d’un index référençant la globalité de l’information fa-cilitant ainsi la recherche pour l’utilisateur final
  • La recherche multicritères en fonction de dates, auteurs ou mé-tadonnées complémentaires…
  • La recherche plein texte avec des mots clés, une phrase dans la désignation ou les commentaires… 

Des Workflows documentaires au service du business :

  • Intégration des circuits de validation documentaire à votre pro-cessus métier, afin d’uniformiser la gestion de l’information tout en la sécurisant.
  • Mise en cohérence des actions et des acteurs à chaque étape des workflows alignés sur le cycle de vie du document 

Exemple :

Toutes les fonctionnalités d’ECM (Solution 1) avec en plus : 

Une gestion du contenu omniprésente et standardisée :

 xECM propose une solution native directement intégrée dans votre système SAP.

Une solution adaptée aux besoins métier : 

  • Espace documentaire par business objet permettant une vue 360° des processus métiers via une combinaison des données SAP et non-SAP (documents, email …) 
  • Valorisation des données non structurées 
  • Synchronisation automatique du contenu et des données entre SAP et xECM

Gestion de l'information

Nous pouvons vous accompagner afin de définir vos stratégies de gestion de contenu qui est régulièrement vue comme une source de problèmes.

Regrouper les informations via un seul outil permettra de les rendre disponibles immédiatement et de faire croître votre efficacité en : 

  • Optimisant et facilitant l'acquisition et le classement de vos données,
  • Gérant tout type de format ou de source,
  • Archivant et stockant vos informations de manière pérenne,
  • Répondant aux exigences légales,
  • Proposant une expérience Utilisateur pertinente et différenciante.

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