In 3 stappen de business en IT verbinden om meerwaarde uit je nieuwe ERP-systeem te halen

De introductie van een nieuw ERP-systeem moet nooit alleen een IT-aangelegenheid zijn. Dat vertelde ik al in mijn vorige blog ‘Nieuw ERP-systeem? Verbind IT met de business, dan creëer je pas echt waarde!’. De kunst is om IT en de business zodanig met de neuzen dezelfde kant op te krijgen dat ze gezamenlijk een ERP-systeem omarmen en in gebruik nemen. Dat begint met het besef dat beide afdelingen een ander kennisniveau en andere belangen hebben. De business kijkt vooral naar de snelste oplossingen voor de dagelijkse praktijk, terwijl IT een algemeen overzicht en consistentie in het systeem probeert te behouden. Dat botst soms. Hoe breng je die uitersten bij elkaar? Door ze samen mee te nemen in de volgende drie stappen.

Stap 1: Breng de huidige situatie in kaart

Alles begint bij de basis: een nulmeting. Welke businessprocessen zijn er? Welke zijn daarvan vastgelegd? En zeker niet onbelangrijk: zijn die processen en de gevolgen daarvan duidelijk voor iedereen? Die vragen leg je voor aan de key users, een groep van IT- en businessmedewerkers die het huidige ERP-systeem samen met de businessprocessen beheersen. Met deze key users breng je dus samen in kaart hoe je organisatie er nu voor staat. Zo weet je exact wat het vertrekpunt is.

Stap 2: Bepaal de gewenste situatie

Met dezelfde groep key users bepaal je vervolgens een ‘business behoeftelijst’ (requirements list). Je brengt samen in kaart welke processen nog passen in het nieuwe systeem, welke eventueel niet meer nodig zijn en welke toegevoegd moeten worden. Gezamenlijke kennissessies over de mogelijkheden van een nieuw ERP-systeem helpen daarbij. Zulke sessies dragen tevens bij aan het saamhorigheidsgevoel tussen de afdelingen. Uiteindelijk ontstaat zo een lijst van punten waar het nieuwe systeem aan moet voldoen. Vergeet volgens niet om die lijst te valideren met alle key users. Staan alle punten en wensen erop? Zo ja, dan volgt een plan van aanpak.

Stap 3: Maak een plan van aanpak

Het plan van aanpak is logischerwijs een essentiële stap. Het gaat in op hoe je de introductie van een nieuw systeem laat landen in de organisatie, bij zowel IT als de business. Daarbij behandel je de impact van de verandering op medewerkers, processen en systemen.

Impact op medewerkers

De introductie van een nieuw systeem betekent veel voor je medewerkers. Vaak komt er een andere manier van werken bij kijken en soms ook een andere invulling van rollen en functies. In het plan van aanpak geef je antwoord op de volgende vragen:

• In hoeverre zijn medewerkers bereid om mee te gaan in de veranderingen die nodig zijn?
• Hebben alle medewerkers de nodige kennis en capaciteiten?
• Wat betekent de verandering voor de functie-inhoud van je medewerkers?

Op deze manier krijg je een goed beeld van wat er nodig is om jouw medewerkers, zowel op de IT-afdeling als in de business, mee te nemen in de verandering.

Impact op processen

Waar zitten hiaten tussen de nulmeting en de gewenste situatie? En belangrijker: hoe vul je die hiaten op? Met een gedegen fit-gap analyse in je plan van aanpak zorg je ervoor dat alle cruciale processen terugkomen in je nieuwe ERP-systeem.

Impact op systemen

Vraagt de gewenste situatie om bijvoorbeeld diepgaandere rapportages? Of misschien om automatisering van de facturenstroom? Dit soort wensen kan betekenen dat je aanvullende tools nodig hebt. In het plan van aanpak beschrijf je welke nieuwe oplossingen helpen om de gewenste situatie te bereiken.

Meenemen leidt tot verbinden

Een nieuw ERP-systeem biedt ongelofelijke kansen voor je organisatie. Dus is het cruciaal om daar het maximale uit te halen. Daarbij is het van belang om zowel IT als de business mee te nemen in het veranderproces. Samen en via gestructureerde stappen. Zo creëer je een optimale verbinding tussen beide afdelingen en kan echte waardecreatie beginnen!

Hulp nodig bij het verbinden van IT met de business?